Notionでガントチャートを作ってみよう
オールインワンツールとして人気のNotionには、情報共有やチームワークに役立つ様々な機能が実装されています。今回は、プロジェクト管理で必須ツールと言われる「ガントチャート」の作り方について紹介します。
ガントチャートはNotionの標準機能からでも簡単に作成できますが、ここではテンプレートを利用した最速の方法について解説します。ちなみに、Notionではガントチャートという名称は使われておらず、「タイムライン」と呼ばれています。
Notion初心者の方でもすぐに利用できるよう、分かりやすく紹介しますので、この記事を参考にして、プロジェクトの管理や自身のタスク管理などで有効活用してください。
【参考】：Notion (ノーション） – すべてのチームをひとつのワークスペースで 【参考】：タイムラインビューでチームのために生産性の高い計画を立てる｜Notion
ガントチャートとは
ガントチャート（Gantt Chart）とは、仕事やプロジェクトなどにおける様々な工程を表にしたものです。現在取り組んでいる仕事やプロジェクトの進行状況や予定を可視化し、仕事やプロジェクトの進捗管理に有効なツールです。
ガントチャートの縦軸にはタスク内容や担当者名、開始日や完了日などが入り、横軸は時間軸として日時が記載され、棒グラフのような形で示されます。
これにより、仕事やプロジェクトの現在の進捗状況や、それぞれのタスクの進捗具合、全体としての進捗状況などが一目瞭然で分かります。また進捗に遅れがある場合には、どのタスクが原因なのかが分かり、重点管理を行うことができます。
プロジェクト全体の成功には、プロジェクト内の各タスクをそれぞれ期限内で達成させなければなりません。そのためのモニター代わりとなるのが、ガントチャートです。
ガントチャートのメリット
ガントチャートを利用すると、どのようなメリットを得ることができるのでしょうか。以下に挙げてみました。
1.仕事やプロジェクトの進捗状況がひと目でわかる 2.遅れているタスクを容易に把握できる 3.各タスクへのメンバーの割り振り、再配置がしやすい 4.プロジェクトメンバーで進捗状況の共有がしやすい
ガントチャートは個人でもチームでも活用できますが、特にプロジェクト活動では有効なツールです。メンバーがプロジェクト全体の状況を共有できることで、リーダーやメンバーのベクトルが一致し、皆が同じ目線で目標を見定めることができます。
またタスクの遅れがある場合には、メンバーの理解が得られ、相互に補完しあうことが可能です。このようにチームワークにおいて、ガントチャートを利用することで様々なメリットが得られます。
ガントチャートのデメリット
ガントチャートはタスクの進捗管理をする上で大変便利ですが、次のようなデメリットがあることを認識しておく必要があります。
1.大規模プロジェクトなどで、タスク数が多くなリすぎると進捗状況が把握しにくくなる ⇒プロジェクト全体とサブプロジェクトに分けるなど親子にするなどの工夫が必要
2.ガントチャートの作成や更新に手間がかかる ⇒タスクごとの入力や更新をすると自動的にガントチャートに反映する仕組みが必要
3.一般にはあまり使われないツールのため、馴染みのない人が多い ⇒ToDoリストなどを更新するだけで自動的にガントチャートが作成される仕組みがあると良い
このデメリットに関しては、ガントチャート作成ツールを利用することで解決できる問題が大半です。そこでNotionの登場です。全員でタスク一覧を確認し、その場で瞬時にガントチャートを示すことができれば、ガントチャートを利用するのが初めての人でも、すぐに馴染むことができるでしょう。
Notionのテンプレートを利用する
ガントチャートを利用するメリット、デメリットを紹介しましたが、デメリットの「作成し直すのに時間が掛かる」点については、Notionで解決できます。Notionはオールインワンツールであり、ガントチャートを簡単に作成・更新できる他、他の関連情報とも連動し、作成し直す手間がほとんど掛かりません。
今回は練習として、個人のタスクを作成し、そのタスクと連動するガントチャートを作成してみます。会社で海外出張を命ぜられたと仮定して、「海外出張準備」をテーマに進めていきます。
【参考】：Notionどのように使い始めればよいかわからない場合はテンプレートを使ってみましょう ｜ Notionヘルプセンター
NotionのViewとProperty
Notionはデータベースの機能として、プロパティ（Property）とビュー（View）という２つの概念があります。Notionを活用するには、この2つの概念を理解しておくことが大切です。
■ ビュー（View）
データベースの表示の方法で、Notionには「テーブルビュー（Table View）」「ボードビュー（Board View）」「タイムラインビュー（TimeLine View）」「カレンダービュー（Calendar View）」「ギャラリービュー（Gallerry View）」の6つのビューがあります。
この内、「タイムラインビュー」はガントチャートと同じものと考えてください。
プロジェクトなどのタスク管理で利用する場合は、「ボードビュー（Board View）」「カレンダービュー（Calendar View）」「タイムラインビュー（TimeLine View）」の3つがあれば、進捗状況はひと目で分かります。
■ プロパティ（Property）
データに対して付加する各種情報のことで、属性とも言われるものです。データを識別したり、管理したりする上で必要な情報を付加していきます。タイムラインビューのプロパティを設定する際には、「開始日・終了日の期間設定」は必須です。
この設定を怠ると、ガントチャートにはなりません。また、プロパティでは数値や計算式の選択もできるため、例えばタスクの進捗率を表示したり、進捗状況を色で表示したりすることが可能です。
タスクリストのテンプレートを利用
Notionにログインしたら、左サイドバーから「テンプレート」をクリックします。
Notionのテンプレートが右サイドバーに表示されたら、▶パーソナルから「タスクリスト」のテンプレートを選択し、右上の「このテンプレートを使用する」をクリックするとボードビューが表示されます。
①タスクタイトルを変更し、②の「+新規」をクリックして、タスクを追加していきましょう。
他に次のようにカバー画像を選択して設定したり、任意の写真をアップロードしたりすることが可能です。
タスクとして追加した項目は、各項目にカーソルを当てて表示される［サイドピークで開く］をクリックすると、右半分に詳細入力画面が表示されますので、［+プロパティを追加］を選択し、期間やユーザーなど必要な項目を追加します。
テーブルビューで表示する
テーブルビューはExcel表のような形式になっています。データがカードで表され、カードを移動してステイタス（未処理、処理中、処理済など）を変更することができます。［新規ビュー+］ボタンをクリックし、一覧から［テーブル］を選択すると、テーブルビューが表示されます。
ステータスで未着手や完了などが色で表現され、視覚的にも分かりやすいのが特徴です。
カレンダービューで表示する
カレンダービューでは、データがカレンダー形式で表示されます。各データにプロバティで期日やイベントの日付などを入力しておくと、カレンダー上にカードが表示されます。
タイムラインビュー（ガントチャート）で表示する
ガントチャートのことをNotionでは「タイムラインビュー」と称しています。［+］ボタンをクリックし、右サイドに表示された「新規ビュー」から「タイムライン」を選択するだけです。表示する期間は画面右の［< 今日 >］で調整ができます。
また、サブタスクを作成し、親タスクと子タスクと階層を分けて管理することもできます。
【参考】：タイムラインビューでチームのために生産性の高い計画を立てる｜Notion
コンテンツのエクスポート
作成したガントチャートなどをPDFやHTML、マークダウンなどでエクスポートすることができます。その時々の進捗状況をPDFなどで保存し、報告書として使うことも可能です。
エクスポートをするには、ビューを表示した状態で画面右上の①［...］をクリックし、表示されたメニューから②［エクスポート］を選択するだけです。
【参考】：コンテンツのエクスポート ｜ Notion ヘルプセンター
実際にPDF形式でエクスポートしたところ、次の帳票が作成されました。このまま電子帳票として保管したり、印刷して配布したりすることができます。
作成したガントチャートを共有しよう
Notionで作成したガントチャートは、必要なメンバーに共有することでさらに活用できます。ここでは、Notionでガントチャートを共有するメリットを解説し、実際に共有する手順を図解します。
Notionでガントチャートを共有するメリット
Notionでガントチャートを共有するメリットは、共有方法が簡単なことです。Notionはクラウドツールであるため、相手のメールアドレスを登録して自分のノートに招待したり、Web上に公開してURLを知っている人だけが閲覧できるようにしたりするなど、共有を簡単に行えます。
また、Notion上でガントチャートを更新すれば、閲覧するメンバーもすぐに最新の情報を確認できることもポイントです。
Notionで作成したガントチャートを共有することで、プロジェクトの全体像がチーム全員に可視化され、プロジェクトの進捗管理に役立ちます。
全員が同じ情報を共有できるため、タスクの偏りや工数の過不足などが一目でわかるようになり、適切なタスク管理もしやすくなります。スケジュールに無理があれば早めに気づくこともでき、プロジェクトを円滑に運営できるようになるでしょう。
メールアドレスで共有する
ここでは、相手のメールアドレスに自分のページへの招待を送ってガントチャートを共有する方法を見ていきましょう。
まず、Notionで共有したいガントチャート（タイムラインビュー）を開いて、右上の「共有」をクリックします。
「共有」が選択された状態で、「ユーザー、グループ、メールアドレスを追加...」ボックスに共有したい相手のメールアドレスを入力して、「招待」をクリックします。
一覧にアクセス許可を持つユーザーとして相手が追加され、権限を設定することができます。Notionの無料利用の場合、コメント権限か読み取り権限を与えることができます。
相手には招待メールが届き、招待を承諾することでNotionページにアクセスすることができます。
Webに公開して共有する
NotionのガントチャートをWeb公開し、共有したい相手にURLを送って閲覧できるようにすることもできます。
この場合、相手はメールアドレスによる招待を承諾する手続きは不要で、URLを知っていればガントチャートを閲覧することが可能です。
まず、Notionで共有したいガントチャート（タイムラインビュー）を開いて、右上の「共有」をクリックして、「Web公開」をクリックします。
「公開」ボタンをクリックすると、ガントチャートが公開状態になります。共有URLの横にあるリンクマークをクリックすると、クリップボードにコピーされるURLをメールやチャットなどで送ることで、ガントチャートを簡単に共有できます。
Web公開による共有は、メールアドレスでの共有よりガントチャートを見てもらいたい対象となる人が多い時に便利でしょう。
ただし、URLを知っていれば誰でもアクセスできてしまうため、機密情報や個人情報などの重要な情報は掲載しないよう十分注意する必要があります。
進捗管理にNotionのガントチャート機能を活用しよう
この記事では人気のオールインワンツール、Notionのテンプレートを利用してガントチャートを作成する方法について解説しました。
今回は、個人での利用を前提に「海外出張準備」のテーマで、タスクリスト・カレンダー・ガントチャートを作成してみましたが、Notionのビューとプロパティを用いて、簡単に作成できることが分かりました。
ここまでは無料のパーソナルプランを活用しましたが、チームプランを利用すると、プロジェクト管理などチーム活動でさらなる有効活用ができます。ガントチャートの作成や更新で悩んでいる方、仕事やプロジェクトの進捗管理を効率的に進めたい方はぜひNotionのガントチャート（タイムライン）を試してみましょう。
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