Notionは何がすごい？
「オールインワン・ワークスペース」として、多くの企業やワーカーが活用しているNotionは「すごい」と言われていますが、具体的にはどういった部分が賞賛されているのでしょうか。
そもそもNotionとは仕事を効率的に進めるためのツールであり、主にプロジェクト管理やタスク管理を得意としています。仕事管理ツールはNotion以外にもさまざまな種類が存在しますが、その中でもNotionは圧倒的なユーザ数を誇ります。
また、Notionは英語や日本語、韓国語、フランス語、ドイツ語、スペイン語、ポルトガル語に対応しており、全世界で50以上の国や地域で活用されています。
さらに150以上あるコミュニティグループには100万人以上のコミュニティメンバーが在籍するなど、国内外からの需要が高いことがわかります。
グローバルな使い方ができ、使い勝手の良さや無料で利用できる点など、Notionを利用する上でのメリットが多いため、このようなポイントが「すごい」と称される所以だと言えるでしょう。
この記事では、Notionの特徴、Notionを利用してできること、Notionの活用例、基本的な操作について図解を交えて解説していきます。
ITツールの使い方で悩んでいる方、多用途なツールを求めている方はぜひ参考にしてください。
【参考】：Wiki、ドキュメント、プロジェクトがつながるコネクテッドワークスペース | Notion (ノーション)
Notionでできることとは？
世の中にはビジネスやプライベートで使えるITツールが数多くあります。メモアプリとしてEvernote、スケジュール管理にGoogleカレンダー、タスク管理にTrelloなどが思い浮かびます。大変便利なアプリですが、個別に利用していると情報が分散し、管理がしづらくなっていきます。
そこで注目されているのが「Notion」です。Notionはメモの作成やタスク管理、ドキュメント共有など、さまざまな機能が1つにまとまっています。
ここでは、Notionの概要や料金プランについて紹介します。
【参考】：最高のメモアプリ - Evernote で大切なノートを整理 【参考】：Google カレンダー スタートガイド 【参考】：どこにいてもチームのプロジェクトを管理 | Trello
Notionの主な機能
Notionとは、米国サンフランシスコに本社を置くスタートアップ企業のNotion Labs Incが開発したクラウドツールです。主にタスクやスケジュール、Wikiなどのワークフローやデータを一元管理する機能を備えています。
Notionは2021年10月には日本語版デスクトップアプリが提供されたこともあり、日本での利用※も増えています。主な機能としては、以下のようなものが挙げられます。
▪メモの作成 ▪タスク管理 ▪チームWiki機能 ▪ロードマップ ▪ドキュメント共有 ▪カレンダー ▪タイムラインビュー ▪テンプレート
Notionには直接ブラウザから利用する「Web版」、ダウンロードして利用する「Desktop版」や「mobile版」の3種類があり、好きな場所から時間を問わず利用ができます。
【参考】：※Notionで作られた企業サイト事例集
Notionの料金プラン
Notionには無料プランを含めて4つのプランがあります。それぞれの料金は以下の通りです。
・フリー：無料 ・プラス：年払い：8$／1ヶ月あたり（月々払い：10$） ・ビジネス：年払い：15$／1ヶ月あたり（月々払い：18$） ・エンタープライズ：応相談
プラスプランとビジネスプランには月払いと年払いがあり、年払いの方が割安です。どちらも無料試用期間がありますので、試してから判断しても良いでしょう。
また、「Notion AI」をワークスペースに追加する場合は、年払ではメンバー1人あたり月額US$8、月払ではメンバー1人あたり月額US$10になります。
【参考】：料金プラン：Notion
Notionのメリットとデメリット
Notionの概要は理解できたでしょうか。ここでは、Notionへの理解を深めるために、Notionのメリットとデメリットについて見ていきます。
Notionのデメリット
まずは、Notionのデメリット（利用する上での注意点）について確認しておきましょう。2つのデメリットがありますが、デメリットに納得した上で利用することをおすすめします。
▪機能が多すぎる Notionには、ビジネスでもプライベートでも使える機能が豊富にあります。機能が豊富すぎて、慣れるまではやや難しいのが難点です。まずは利用したい機能に優先度を付けて、必要な機能から徐々に利用していくと良いでしょう。
▪チームで使うと費用が掛かる Notionは個人利用は無料版がありますが、チーム利用では有料になるため、複数の人で使う場合には費用が掛かります。効果が最大限得られるように、活用のプランを立ててからスタートしましょう。
Notionのメリット
ここではNotionの何がすごいのかを、主要なメリットを挙げて説明します。
▪無料プランがある Notionには「フリー」「プラス」「ビジネス」「エンタープライズ」の4つのプランがあり、「フリー」は無料で利用できます。
▪クラウドで同期できる NotionはWeb版・Desktop版・Mobile版がありますが、データはすべてクラウドで一元化されており、世界中どこでも同じように利用できます。
▪豊富な記述方式を持つブロックエディタ ブロックとはコンテンツを意味しますが、Notionはブロックエディタ方式を採用し、さまざまな方式での記述をマークダウン記法※で行えます。（※マークダウン記法とは、簡単にドキュメントの装飾ができる記法のこと）
▪テンプレートが豊富 新たなページを作成する場合、テンプレートごとのメニューがあり、膨大な数のテンプレートから目的や用途に合ったものを選んで簡単にページを作れます。また、自作やチーム単位のテンプレートを追加することができます。
▪他のツールと連携がしやすい Notionは、ドキュメントの作成・共有、社内Wikiの作成やプロジェクト管理など馴染みの深い機能に加え、2023年2月には新たにNotionのワークスペース内で人工知能（AI）を活用できるサービス「Notion AI」が登場し、これまで以上に業務を効率化するアシスタントサービスとして注目を集めました。
また、NotionはさまざまなITツールとの親和性があり、他のツールとの連携や、データのインポートを簡単に行えます。そのため、これまでの資産を無駄にせず、効率的に活用可能です。
▪データ管理がしやすい データベース機能により、登録したデータをビュー表示の切り替えによって、期日・優先度・カテゴリー・担当者などのさまざまな切り口から管理できます。そのため、タスク管理やプロジェクト管理に大変有効です。
Notionでできること7選
ここでは主にビジネスシーンにおいて、オールインワンアプリと言われるNotionでできることを紹介します。ただし、これらはほんの一例で、テンプレートを活用して組み合わせていけば、できることは無限に広がります。
Notionは、アイデア次第でほとんどのことができると言っても過言ではありません。やりたいことはテンプレートからサンプルを選び、それをカスタマイズするだけで実現できます。
以下、テンプレートをベースにした「Notionでできること」を挙げていきます。
Notionに予め用意されたテンプレートから目的の作業に近いテンプレートを選び、項目名や内容を変更するだけで、簡単にドキュメントを作成できます。
タスク管理
タスク管理機能では、「ToDo」のテンプレートを利用することで簡単に「ToDoリスト」を作成できます。チームとして「ToDoリスト」から個人の仕事におけるタスク、プライベートの予定など、やるべき事を整理してステータス管理ができます。
優先度の高いものや期限の迫ったものを抽出したり、カレンダー表記にしたりすることが可能です。
プロジェクト管理
開発プロジェクトでは、プロジェクトチームのタスク管理が重要です。ロードマップでは「エピック」「スプリント」「タスク」「バグ」という視点から、プロジェクト全体管理と個別の課題を、データベース機能を用いて一元管理できます。
エンジニアリングWikiによる情報管理
エンジニアリングWikiは、プロジェクトに必要な手順書、関連資料、プロジェクトの情報などを保存・管理するスペースです。ここにアクセスするだけで、プロジェクトメンバーは仕事に必要な情報を入手したり、情報共有や発信をしたりできます。
全社からこのWikiにアクセスすれば、全ての従業員がプロジェクトの概要を把握できます。
議事録の作成・保管
プロジェクトチームには様々な会議体がありますが、すべての会議を1か所にまとめて管理したり、閲覧したりできます。会議種別に表示したり、開催日で抽出したり、KWで検索したりすることができます。
これまでの議事録は機械的に作成し、振り返ることが少ないという問題がありましたが、議事録をデータベース化し、共有化を行うことで活用しやすくなります。
ヘルプセンターの整備
システム開発では、システムの導入・展開に向けてヘルプセンターなどの運用体制を整える事がシステム化の成功に欠かせません。従業員に知らせておくべきこと、依頼・徹底事項、Q&A集などをヘルプセンターにまとめることで、システム導入の円滑化を図れます。
ドキュメント作成や管理
Notionでは、ドキュメントの作成や管理ができます。テキストのみならず、テンプレートやテーブル、ボードなどの機能があるため、メモ帳代わりに使ったりマニュアル作成に役立てたりと、使い勝手の良さが魅力です。
ドキュメントを作成するには、左側にある「ドキュメント」を選択したら「＋ 新規作成」をクリックします。
タイトルを入力すると作成画面が右側に出てくるため、文章の入力が可能になります。ページ内にあるToDoリストの項目や見出しを追加することで見やすくデザイン性のあるドキュメントを作成できます。さまざまな用途に合わせてカスタマイズが可能です。
Notion AIの活用
Notion AIとは、Notion上で利用できる人AIチャット機能のことです。Notionページに記載した文章の要約を行ったり、議事録の要約を作成したりすることで、あらゆる業務をサポートします。
Notion AIを利用するには、新規作成ボタンをクリックし、「AIに質問」をクリック、または画面右下にあるマークをクリックするとプロンプト入力画面が出てきます。
「AIに質問」を選択すると、「ブログ投稿」「プレスリリース」「ToDoリスト」など、予め用意されたカテゴリを選択することで、プロンプトの入力の手間を省けます。
Notionのページの基本操作
次にNotionの基本的な操作について見ていきましょう。Notionはマウス操作とテキスト入力だけでほとんどのことができるように設計されており、ITスキルはほとんど必要ありません。頭で考えるよりも、実際に触ってみて、便利な使い方を覚えるのが習得の早道です。
Notionにログインする
Notionの公式サイトからアカウントを登録すると直ちに利用が可能です。
【参考】：Notion公式サイト
登録したアカウントとパスワードでログインすると「使ってみる」の画面が表示されますので、ここから各メニューを選択します。
テンプレートから選ぶ
Notionでは、さまざまなやり方で目的の機能を利用できます。ここでは、テンプレートを利用して機能を選択する方法について紹介します。
「使ってみる」のページでサイドバーの最下部にある「+新規ページ」をクリックすると、次の「プライベートページ」が表示されますので、プライベートページの中段にある「テンプレート」をクリックします。
テンプレートを利用する
テンプレート選択の画面が開いたら、右のサイドバーからジャンルを選択し、各ジャンルの下にあるテンプレートを選択します。
ここでは、「▼パーソナル」から「目標管理」を選んでみましょう。ページに目標管理のテンプレートが表示されました。このテンプレートをそのまま使う場合は、右サイドバー上部の「このテンプレートを使用する」をクリックします。
採用したテンプレートを使う
採用したテンプレートはサイドバーに新たな機能として追加され、対応するページが更新されます。この目標管理ページでは新たな目標を追加したり、達成した目標を「完了」に移動したり、表示の項目や表示の仕方を変えたりすることができます。
ページを更新する
目標管理のページに新たな目標を追加してみましょう。未着手の項目の下にある「+新規」を選択し、「タイトル」と「タグ」を追加します。
他にも、「プロパティ」の編集で期限を設定したり、ステイタスを変更したりすることができます。また、ページにカバー画像を追加することも可能です。このように、直感的な操作で簡単に機能を使いこなせるのがNotionの魅力と言えます。
ビューを変更する
Notionにはビュー機能があり、各コンテンツのビュー（見え方）を簡単に切り替えることが可能です。ビューには、テーブル・ボード・タイムライン・カレンダー・リスト・ギャラリーの6種類のビューが用意されており、さまざまな視点から管理することができます。
カレンダービューに変えてみる
ビューを選択することでどのように変化するのかを見てみましょう。ビューの中から「カレンダー」を選択すると、ボードビューからカレンダービューに変化します。またカレンダーには自由にイベントなどを追加することができます。
Notionを使用する際の注意点
上記の通り、初心者でも簡単かつさまざまな使い方ができるNotionですが、使用の際は注意すべき点もあります。ここではNotionを使用する際の注意点を2つ紹介します。
アクセス権限や情報共有は慎重に
Notionの強みとして、1つのコンテンツに対し複数人が共同で作業できることが挙げられます。とても便利な機能ですが、一方で意図せずコンテンツが書き換えられてしまったり、大事な情報が削除されてしまったりといった事態も起こり得ます。
そのため、「この人は閲覧のみ」「この人は編集まで」など、アクセス権限は慎重に設定する必要があります。また、外部への共有も簡単に行えるため、重要な情報を扱っている場合は共有方法もしっかり定めておきましょう。
【参考】：共有と権限設定
プランごとのセキュリティ対策をチェック
Notionはセキュリティ対策にもかなり力を入れています。例えば、アクセスの監視、保存・転送中のデータ暗号化、データのバックアップなどの対策がされており、危険性は少ないツールであると言えます。
しかし、フリープランと有料プランではセキュリティ機能にも違いがあります。そのため、特に重要な情報を扱う会社では、利用中のプランの安全性をしっかり確認しておくことが重要です。
Notionを活用して業務の効率アップを
この記事では人気のオールインワンITツール、Notionの概要、メリットやできることなどについて紹介をしました。Notionは非常に機能が豊富で、個人の生活や仕事を便利にする機能、チームワークの効率を高める機能が満載です。
また、これまで利用していた主なツールのデータをインポートする機能があり、無駄なくスムーズに利用を開始できます。まずはNotionを無料で試してみて、慣れたらチームでの仕事やシステム開発で活用してみると良いでしょう。
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