Notionでできることとは？

世の中にはビジネスやプライベートで使えるITツールが数多くあります。メモアプリとしてEvernote、スケジュール管理にGoogleカレンダー、タスク管理にTrelloなどが思い浮かびます。大変便利なアプリですが、個別に利用していると情報が分散し、管理がしづらくなっていきます。

そこで注目されているのが「Notion」です。Notionは「オールインワン・ワークスペース」を謳い、様々な機能が1つにまとまっています。この記事では、Notionの特徴、Notionを利用してできること、Notionの活用例、基本的な操作について図解を交えて解説していきます。

ITツールの使い方で悩んでいる方、多用途なツールを求めている方はぜひ参考にしてみてください。

【参考】：Notion　(ノーション） – すべてのチームをひとつのワークスペースで 【参考】：最高のメモアプリ - Evernote で大切なノートを整理 【参考】：Google カレンダー スタートガイド 【参考】：どこにいてもチームのプロジェクトを管理 | Trello

Notionとは、米国サンフランシスコに本社を置くスタートアップ企業のNotion Labs Incが開発したクラウドツールです。主にタスクやスケジュール、Wikiなどのワークフローやデータを一元管理する機能を備えています。

Notionは2021年10月には日本語版デスクトップアプリが提供されたこともあり、日本での利用※も増えています。主な機能としては、以下のようなものが挙げられます。

▪メモの作成 ▪タスク管理 ▪チームWiki機能 ▪ロードマップ ▪ドキュメント共有 ▪カレンダー ▪タイムラインビュー ▪テンプレート

Notionには直接ブラウザから利用する「Web版」、ダウンロードして利用する「Desktop版」や「mobile版」の3種類があり、好きな場所から時間を問わず利用ができます。

【参考】：※Notionで作られた企業サイト事例集

Notionとは？基本的な使い方やEvernoteとの違いを解説

Notionには無料プランを含めて4つのプランがあります。それぞれの料金は以下の通りです。

・フリー：無料 ・プラス：年払い：8$／1ヶ月あたり（月々払い：10$） ・ビジネス：年払い：15$／1ヶ月あたり（月々払い：18$） ・エンタープライズ:応相談

プラスプランとビジネスプランには月払いと年払いがあり、年払いの方が割安です。どちらも無料試用期間がありますので、試してから判断してもよいでしょう。

【参考】：料金プラン：Notion

Notionのメリットとデメリット

Notionの概要は理解できたでしょうか。ここでは、Notionへの理解を深めるために、Notionのメリットとデメリットについて見ていきます。

まずは、Notionのデメリット（利用する上での注意点）について確認しておきましょう。2つのデメリットがありますが、デメリットに納得した上で利用されることをおすすめします。

1.機能が多すぎる

Notionには、ビジネスでもプライベートでも使える機能が豊富にあります。機能が豊富すぎて、慣れるまではやや難しいのが難点です。まずは利用したい機能に優先度を付けて、必要な機能から徐々に利用していくと良いでしょう。

2.チームで使うと費用が掛かる

Notionは個人利用は無料版がありますが、チーム利用では有料になるため、複数の人で使う場合には費用が掛かります。効果が最大限得られるように、活用のプランを立ててからスタートしましょう。

ここではNotionの何がすごいのかを、主要なメリットを挙げて説明します。

1.無料プランがある

Notionには「フリー」「プラス」「ビジネス」「エンタープライズ」の4つのプランがあり、「フリー」は無料で利用できます。

2.クラウドで同期

NotionはWeb版・Desktop版・Mobile版がありますが、データはすべてクラウドで一元化されており、世界中どこでも同じように利用できます。

3.豊富な記述方式を持つブロックエディタ

プロックとはコンテンツを意味しますが、Notionはブロックエディタ方式を採用し、様々な方式での記述をマークダウン記法※で行えます。

※マークダウン記法とは、簡単にドキュメントの装飾ができる記法のこと

4.テンプレートが豊富

新たなページを作成する場合、テンプレートごとのメニューがあり、膨大な数のテンプレートから目的や用途に合ったものを選んで簡単にページを作れます。また、自作やチーム単位のテンプレートを追加することができます。

5.他のツールと連携がしやすい

冒頭でも述べましたように、Notionは「オールインワン・ワークスペース」を謳い、様々な機能が1つにまとまっています。ドキュメントの作成・共有、社内Wikiの作成やプロジェクト管理など馴染みの深い機能に加え、2023年2月には新たにNotionのワークスペース内で人工知能（AI）を活用できるサービス「Notion AI」が登場し、これまで以上に業務を効率化するアシスタントサービスとして注目を集めました。

新しくなったNotionはどう変わった？エンジニアに便利な機能を試してみた【前編】

また、Notionは様々なITツールとの親和性があり、他のツールとの連携や、データのインポートを簡単に行えます。そのため、これまでの資産を無駄にせず、効率的に活用ができます。

6.データ管理がしやすい

データベース機能により、登録したデータをビュー表示の切り替えによって、期日・優先度・カテゴリー・担当者などの様々な切り口から管理できます。そのため、タスク管理やプロジェクト管理に大変有効です。

Notionでできること5選

ここでは主にビジネスシーンにおいて、オールインワンアプリと言われるNotionでできることを紹介します。ただし、これらはほんの一例で、テンプレートを活用して組み合わせていけば、できることは無限に広がります。

Notionはアイデア次第でほとんどのことができると言っても過言ではありません。やりたいことはテンプレートからサンプルを選び、それをカスタマイズするだけで実現できます。以下、テンプレートをベースにした「Notionでできること」を挙げていきます。

Notionに予め用意されたテンプレートから目的の作業に近いテンプレートを選び、項目名や内容を変更するだけで、簡単にドキュメントを作成できます。

タスク管理機能では、「ToDo」のテンプレートを利用することで簡単に「ToDoリスト」を作成できます。チームとして「ToDoリスト」から個人の仕事におけるタスク、プライベートの予定など、やるべき事を整理してステータス管理ができます。

優先度の高いものや期限の迫ったものを抽出したり、カレンダー表記にしたりすることが可能です。

開発プロジェクトでは、プロジェクトチームのタスク管理が重要です。ロードマップでは「エピック」「スプリント」「タスク」「バグ」という視点から、プロジェクト全体管理と個別の課題を、データベース機能を用いて一元管理できます。

Notionでプロジェクトを管理しよう！テンプレートの活用法を解説！

エンジニアリングWikiは、プロジェクトに必要な手順書、関連資料、プロジェクトの情報などを保存・管理するスペースです。ここにアクセスするだけで、プロジェクトメンバーは仕事に必要な情報を入手したり、情報共有や発信をしたりできます。

全社からこのWikiにアクセスすれば、全ての従業員がプロジェクトの概要を把握できます。

プロジェクトチームには様々な会議体がありますが、すべての会議を1か所にまとめて管理したり、閲覧したりできます。会議種別に表示したり、開催日で抽出したり、KWで検索したりすることができます。

これまでの議事録は機械的に作成し、振り返ることが少ないという問題がありましたが、議事録をデータベース化し、共有化を行うことで活用しやすくなります。

Notion AIで議事録作成が楽になる？作り方を図解入りで解説

システム開発では、システムの導入・展開に向けてヘルプセンターなどの運用体制を整える事がシステム化の成功に欠かせません。従業員に知らせておくべきこと、依頼・徹底事項、Q&A集などをヘルプセンターにまとめることで、システム導入の円滑化を図れます。

Notionのページの基本操作

次にNotionの基本的な操作について見ていきましょう。Notionはマウス操作とテキスト入力だけで大半のことができるように設計されており、ITスキルはほとんど必要ありません。頭で考えるよりも、実際に触ってみて、便利な使い方を覚えるのが習得の早道です。

【初心者向け】Notionの基本的な使い方を7ステップで分かりやすく解説！

Notionの公式サイトからアカウントを登録すると直ちに利用が可能です。

【参考】：Notion公式サイト

登録したアカウントとパスワードでログインすると「使ってみる」の画面が表示されますので、ここから各メニューを選択します。

Notionでは、様々なやり方で目的の機能を利用できます。ここでは、テンプレートを利用して機能を選択する方法について紹介します。

「使ってみる」のページでサイドバーの最下部にある「+新規ページ」をクリックすると、次の「プライベートページ」が表示されますので、プライベートページの中段にある「テンプレート」をクリックします。

テンプレート選択の画面が開いたら、右のサイドバーからジャンルを選択し、各ジャンルの下にあるテンプレートを選択します。

ここでは、「▼パーソナル」から「目標管理」を選んでみましょう。ページに目標管理のテンプレートが表示されました。このテンプレートをそのまま使う場合は、右サイドバー上部の「このテンプレートを使用する」をクリックします。

採用したテンプレートはサイドバーに新たな機能として追加され、対応するページが更新されます。この目標管理ページでは新たな目標を追加したり、達成した目標を「完了」に移動したり、表示の項目や表示の仕方を変えたりすることができます。

目標管理のページに新たな目標を追加してみましょう。未着手の項目の下にある「+新規」を選択し、「タイトル」と「タグ」を追加します。

他にも、「プロパティ」の編集で期限を設定したり、ステイタスを変更したりすることができます。また、ページにカバー画像を追加することも可能です。このように、直感的な操作で簡単に機能を使いこなせるのがNotionの魅力と言えます。

Notionにはビュー機能があり、各コンテンツのビュー（見え方）を簡単に切り替えることが可能です。ビューには、テーブル・ボード・タイムライン・カレンダー・リスト・ギャラリーの6種類のビューが用意されており、様々な視点から管理することができます。

ビューを選択することでどのように変化するのかを見てみましょう。ビューの中から「カレンダー」を選択すると、ボードビューからカレンダービューに変化します。またカレンダーには自由にイベントなどを追加することができます。

Notionの拡張機能6選！作業効率がアップするプラグインを紹介

Notionを使用する際の注意点

上記の通り、初心者でも簡単かつ様々な使い方ができるNotionですが、使用の際は注意すべき点もあります。ここではNotionを使用する際の注意点を2つお知らせします。

Notionの強みとして、1つのコンテンツに対し複数人が共同で作業できることが挙げられます。とても便利な機能ですが、一方で意図せずコンテンツが書き換えられてしまったり、大事な情報が削除されてしまったりといった事態も起こり得ます。

そのため、「この人は閲覧のみ」「この人は編集まで」など、アクセス権限は慎重に設定する必要があります。また、外部への共有も簡単に行えるため、重要な情報を扱っている場合は共有方法もしっかり定めておきましょう。

【参考】：共有と権限設定

Notionはセキュリティ対策にもかなり力を入れています。例えば、アクセスの監視、保存・転送中のデータ暗号化、データのバックアップなどの対策がされており、危険性は少ないツールであると言えます。

しかし、フリープランと有料プランではセキュリティ機能にも違いがあります。そのため、特に重要な情報を扱う会社では、利用中のプランの安全性をしっかり確認しておくことが重要です。

【参考】：Notion (ノーション) –セキュリティ対策

Notionを活用して業務の効率アップを

この記事では人気のオールインワンITツール、Notionの概要、メリットやできることなどについて紹介をしました。Notionは非常に機能が豊富で、個人の生活や仕事を便利にする機能、チームワークの効率を高める機能が満載です。

また、これまで利用していた主なツールのデータをインポートする機能があり、無駄なくスムーズに利用を開始できます。まずはNotionを無料で試してみて、慣れたらチームでの仕事やシステム開発で活用してみるとよいでしょう。