Notionで作成するテンプレートとは
Notion（ノーション）は、オールインワン・ワークスペースとして知られる文書管理ツールです。文書の作成、管理、共有に便利な機能を備え、情報の効率的な管理を支援します。
Notionには、文書の作成を簡単で便利に行うためのテンプレートを作成する機能があります。テンプレートを使用することで、一定のフォーマットを持つ文書を定期的に作成したい時や、他のNotionユーザが作った便利なページのひな形を使いたい時に役に立ちます。
しかし、Notionのテンプレートを使おうと思って情報を検索しても、テンプレートと呼べる機能がいくつかあるために、それらの違いや使い方が分かりづらく困っている方もいるのではないでしょうか。
この記事では、Notionのテンプレートを使って効率化を図りたい方のために、Notionで作成できる3つのテンプレートの作成方法について図解していきます。ぜひ参考にして、テンプレートを活用してみて下さい。
ボタンブロックを使った子ページテンプレート
まず最初に、ページ内のボタンを押すだけで、テンプレートから新規の子ページを簡単に作成できる方法を解説します。
子ページのテンプレートの概要
Notionでは、ページを階層化して情報を整理することができます。例えば、社内で定期的に行われる研修の日誌をまとめる場合、下の図のように研修日誌の一覧が表示された親ページを作成し、それぞれの日付の日誌ページを子ページとして作成して管理ができます。
日誌の場合はたいてい、「○月○日研修日誌」という定型のタイトルで、中身は「学習内容」「理解できた点」「難しかった点」などの決まった項目や見出しを持っています。
そこで、新しい日の日誌を子ページとして追加する時に、ページ内の項目や見出しがあらかじめ配置されているテンプレートを使って、効率アップを図ることができます。
子ページのテンプレートを利用するためには、押すことであらかじめ設定しておいた作業を自動的に行ってくれる、Notionの「ボタン」ブロック機能を使用します。ボタンを押すと、あらかじめ決めてあるタイトルや中身の構造を持ったページを呼び出して自動生成するように設定できます。
【参考】：ボタン - Notion（ノーション）ヘルプセンター
親ページを作る
それでは、テンプレートを使った子ページの作成手順を見ていきます。
まずは、親ページを作りましょう。
左側のサイドバーにある「新規ページ」を選択します。すると、新規ページの作成画面になりますので、「無題」の部分に親ページのタイトルを入力し、「空のページ」をクリックします。ここでは、タイトルを「研修日誌一覧」としておきましょう。
子ページのテンプレートを作成するボタンを配置する
次に、テンプレートで子ページを作成するボタンを配置しますが、ここからは手順が少し複雑なので、順を追って詳しく説明していきます。
ページ内のブロックを挿入できる個所にマウスカーソルを当てると左に出てくる「＋」をクリックし、「ボタン」を選択すると、「新規ボタン」の編集エリアが表示されます。
「新規ボタン」と表示されているボックスにボタン名を入力すると、ボタンの表示名が変わります。ここでは、「日誌作成」としておきます。 「＋ステップを追加」をクリックし、「ブロックを挿入する」をクリックします。
「ブロックを挿入する」の下のボックスにマウスカーソルを当てると左に出てくる「＋」をクリックし、「ページ」をクリックします。
画面上部に「ボタン内のテンプレートを編集しています」の表示が出て、新規ページの編集画面が表示されます。これが、自動作成されるページのテンプレートです。
子ページのテンプレートの内容を作成する
それでは、テンプレートの内容を作っていきましょう。
「無題」の部分に、自動作成されるページの仮のタイトルを入力します。ここでは、「○月○日研修日誌」としておきます。「空のページ」をクリックして、テンプレートの中身を記載します。
日誌に必要なページレイアウトを作るために、見出し2と背景色を使って項目名を設定し、その下に日誌の内容を入力するスペースを設けておきます。
親ページに戻るボタンを配置する
親ページの一覧にすぐに戻れるように「一覧に戻る」ボタンも配置しておきましょう。
ページ内のブロック挿入箇所に出る「＋」をクリックし、「ボタン」を選択します。 ボタンの編集エリアが出ますので、ボタンの名前を「一覧に戻る」にして、「＋ステップを追加」をクリックしたら、「ページを開く」を選択します。
「次のページを開く」の「ページを選択」をクリックして、「研修日誌一覧」を選択し、「ページの開き方」を「フルページ」にします。
「完了」をクリックすると、「一覧に戻る」のボタンができます。このボタンをクリックすると、親ページである研修日誌一覧ページに戻ることができます。
このようにページのレイアウトが終わったら、これで、準備は完了です。左上のにある「戻る」をクリックすると、テンプレートの編集が終了します。戻った親ページに、「日誌作成」ボタンができていることが分かるでしょう。
テンプレートを使って子ページを作成する
それでは、実際にボタンを押してテンプレートから子ページを作成してみます。
研修日誌一覧のページにできた「日誌作成」のボタンを押してみましょう。すると、「○月○日研修日誌」が新規作成されます。これが、自動的に作成された子ページです。
これをクリックし、タイトルを修正して、各項目の内容を埋めていきましょう。記入が終わったら「一覧に戻る」をクリックして、親ページに戻ります。
「○月○日研修日誌」が今書いた日誌のタイトルになっていて、クリックすると、記入内容が反映されていることが分かります。
これで、「日誌作成」ボタンを押すたびに新しい日誌を作成できるようになりました。簡単に、日付が異なる日誌を追加していくことができます。
子ページのテンプレートを編集する
1度作ったテンプレートは、いつでも編集できます。手順を確認しましょう。
「日誌作成」ボタンにマウスカーソルを合わせると右側に出る歯車のマークをクリックします。ボタンの編集エリアが出ますので、「ブロックを挿入する」の下にある「○月○日研修日誌」をクリックします。
すると、ページの編集画面となり、画面上部に「ボタン内のテンプレートを編集しています」の表示が出て、テンプレートを変更することができます。
データベースのテンプレート
2つめのテンプレートは、データベースのデータを追加する時に使えるテンプレートです。
データベースのテンプレートの概要
Notionのデータベースは、あらかじめ設定したプロパティ（項目）を持つデータを保管して、タグ付けしたり、分類して情報を整理したりできる機能です。
例えば、社員名簿データベースだと、「社員名」「社員番号」「部署」「社用メールアドレス」「入社日」などのプロパティを持つデータベースが考えられるでしょう。
また、データベースの1つ1つのデータはページとして作成されるため、その中に詳しい情報を持つこともできます。
データベースのテンプレートを使用すると、新規データを登録する時に、テンプレートの種類ごとにあらかじめ設定しておいたプロパティの値やページ内の記載が入っている状態から、新規データを登録できます。
例えば社員名簿データベースに新しい社員を追加するとき、開発担当の場合「部署」が「開発部」で、ページ内に「経験開発言語」「取得資格」があるテンプレート、営業担当の場合「部署」が「営業部」でページ内に「営業エリア」「担当顧客」があるテンプレートから素早くデータを登録することができます。
【参考】：データベーステンプレート - Notion（ノーション）ヘルプセンター
データベースを作成する
それでは、データベースのテンプレートの作成手順を見ていきましょう。
まずは、データベースを作ります。画面左側のサイドバーの「新規ページ」を選択すると新規ページの編集画面が表示されるので、「無題」の部分にデータベースのタイトルを入力します。ここでは「社員名簿DB」としておきます。
次に、「テーブル」をクリックし、「＋新規データベース」をクリックします。すると、データベースがテーブルビューで作成されます。
データベースに必要なプロパティを設定しておきましょう。 その結果、下図のようなデータベースになりました。
データベースのテンプレート作成
次にテンプレートを作成します。
テーブル右上の「新規」ボタンの右にある「ｖ」印をクリックし、「＋新規テンプレート」をクリックします。新規ページの編集画面が表示され、上部に「社員名簿DBのテンプレートを編集しています」と出ます。
「無題」の部分にテンプレートの名前を入力し、そのテンプレートであらかじめ設定しておきたいプロパティを設定します。下部のページの内容部分には、そのテンプレートにあらかじめ記載しておきたい文章や見出しを記載しておきます。
編集が終わったら、左上の「戻る」をクリックします。これで、テンプレートの作成は完了です。
テンプレートを使ってデータベースにデータを追加する
実際にテンプレートから新規データを追加するには、テーブル右上の「ｖ」印をクリックします。作成してあるテンプレートが表示されますので、使いたいものをクリックします。
すると、そのテンプレートであらかじめ設定されているプロパティやページ内容を持つデータを新規登録できます。
Web公開用ページテンプレート
3つのテンプレートは、自分でページを作りこまなくても、他人が作った便利なひな形を使ってページの作成を始めることができる、ページの構造自体のテンプレートです。
ページテンプレートの概要
Notionの公式ページでは、プロジェクトやタスク管理、イベント計画など様々な用途に使えるテンプレートが数多く用意されています。
これらのテンプレートを利用すれば、高機能で作りこまれたページを簡単に活用することができます。
【参考】：Notion (ノーション)の5,000以上のテンプレートから選択 | Notion (ノーション)のおすすめ、仕事、プライベート
テンプレートを使ったページの作成方法
Notion公式や他のユーザが作ったページのテンプレートを使ってページを作成するには、画面左側の「新規ページ」をクリックし、新規ページ編集画面で「テンプレート」を選択します。すると、利用可能なテンプレートの検索画面になります。
検索して使ってみたいテンプレートが見つかったら、右下の「テンプレートを入手」をクリックします。
すると、選んだテンプレートのページが自分のワークスペースに追加され、使用できるようになります。
テンプレートのWeb公開方法
自分でページのテンプレートを作ってNotionテンプレートギャラリーに公開し、他の人に使ってもらうこともできます。試行錯誤して、便利なページのテンプレートができたら共有しても良いでしょう。
配布方法は、作成したページの右上の「共有」をクリックして、「Web公開」をクリックし、「Webで公開」ボタンをクリックします。
「Web公開用リンクをコピー」をクリックし、コピーしたURLをメンバーや知人に伝えると、このページを共有することができます。
「テンプレートとして複製を許可」をオンにしておきましょう。すると、共有された人が自分のワークスペースにこのテンプレートを複製し、活用することができます。
自分で作ったテンプレートをもっと広く使ってもらいたい場合は、Notionテンプレートとして公開することも可能です。
【参考】：Notion (ノーション)の5,000以上のテンプレートから選択 | Notion (ノーション)のおすすめ、仕事、プライベート
「Notionテンプレート」ページの右上の「テンプレートを提出」をクリックすると手続きを行えます。画面の指示に従ってプロフィールや提出するページの公開用URLなどを入力し、テンプレートの提出を行いましょう。
Notionのテンプレートを活用してもっと簡単にページを作成しよう
ここまで、Notionの３つのテンプレート機能について解説してきました。それぞれの意味の違いと使い分けなどが分かったと思います。ページを作成する時に、これらのテンプレートを活用することで作業時間を大きく短縮できるでしょう。
子ページやデータベースのテンプレートは、定型のページ作成やデータの追加の機会があればあるだけトータルの作業時間を節約できます。公開されているNotionテンプレートは、用途に合うものが見つかれば、自分でページの構造やレイアウトを作成する手間を省くことができます。
この記事を参考に自分で実際にテンプレートを作って活用してみて、Notionをさらに役立ててください。
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