Notionの使い方をマスターしよう
Notionは2021年10月に日本語化され、国内での利用者も増えているドキュメント作成アプリです。この記事ではNotion初心者向けに、7ステップで基本的な操作方法を解説していきます。
そもそもNotionとは？
Notion（ノーション）はクラウド型ドキュメント作成アプリです。Notionを活用することで資料やホームページを作成したり、作成したデータを保管・共有したりできます。テレワーク時の同僚や顧客とのやり取り、プレゼン資料作成などで大活躍するサービスです。
【参考】：Notion (ノーション) – すべてのチームをひとつのワークスペースで
Notionの魅力
Notionの大きな魅力の1つとして、柔軟なカスタマイズ性が挙げられます。ユーザは好みのウィジェット、画像、リンク、アイコンなどを組み合わせて、自由にページやワークスペースをカスタマイズできます。
実際この機能を使い、大学生であれば見やすい単語帳を、社会人であればスケジュール管理帳を作成するなど、それぞれのニーズに合った便利な使い方が実践されています。
また、初心者でも直感的に使えるシンプルな操作性、あらゆる端末に対応した汎用性も人気の理由です。フリープランもあるため、価格面でも満足度が高くなっています。Notion1つあれば、複数のアプリケーションやツールを一元化でき、情報を統合できます。
【参考】：コンテンツのカスタマイズや書式設定
Notionの活用事例
Notionはオールインワンツールとして、仕事はもちろんプライベートでの利用も盛んです。ここでは、Notionでどういった使い方ができるのか、活用事例を紹介します。
・日記付け Notionにはさまざまなジャンルのテンプレートがあり、その中の1つに日記のテンプレートが存在します。カスタマイズ性に優れているため、自分好みの日記を作ることができるでしょう。
・プロジェクト管理 Notionはプロジェクト管理として優秀であり、人気ツールの1つに挙げられます。ガントチャートが使いやすく、タスク管理や進行管理が簡単にできます。また、作成したページはチームメンバーと共有したり、同時編集したりも可能です。
・ドキュメント作成 仕事で使用するあらゆる書類やドキュメントの作成が簡単にできます。ToDoリストや見出しを瞬時に行え、画像はクリップボードから貼り付けできるなど、使い勝手が良く、業務効率をアップしてくれます。
・社内Wikiの作成 社内の情報を集約して共有できる社内Wikiを作成できるため、業務のオペレーションやマニュアルなど、共有しておきたい情報を簡単にまとめることができます。内容によっては共有範囲や権限を設定できる点も便利です。
・議事録の作成 Notionには議事録のテンプレートがあるため、議事録の作成が容易に行えます。作成したページ内には資料やアジェンダ、議事メモをまとめることができ、会議の内容を共有したり、メンション機能を使用したりもできます。
・Notion AIの活用 NotionのAI機能を活用すれば、多言語への翻訳や会議内容の要約、営業メールの作成、ブログ投稿の作成、表の作成など、あらゆる業務を瞬時に行ってくれます。
【参考】：ユーザ事例 - Notion公式
利用にはアカウント作成が必要
Notionは無料で始めることができますが、利用するにはアカウントの作成が必要です。
【参考】：Notion (ノーション) – すべてのチームをひとつのワークスペースで
まずは、Notionの公式サイト右上にある「ログイン」をクリックします。
アカウント作成にはメールアドレスが必要ですが、GoogleアカウントやAppleアカウントと連携することもできます。メールアドレスで登録する場合はアドレスを入力し、送られてきた認証コードを入力しましょう。
Notionのアカウントが作成できたら、続いてプロフィール作成に進みます。ユーザ名やパスワード、プロフィール画像（任意）を設定します。
次に、Notionをどういった用途で利用するかを下記の3種類から選択します。
関連コンテンツ表示のために、仕事内容や役職、組織の従業員数、Notionを利用する目的などが問われますので、回答します。
Notionのワークスペースを活用するにあたって、ワークスペース名やアイコンを設定しましょう。アイコンは未設定でも問題ありません。
続いて、チームメンバーを招待する画面が表示されるので、メンバーのメールアドレスを入力します。招待したいメンバーの数は制限ありません。
「Notionに移動する」をクリックするとワークスペースが表示され、Notionを利用できるようになります。
基本画面の見方
ここでは、Notionの基本画面の見方を解説します。
アカウントを作成してログインが完了したらスタートページが表示されます。画面の左側がサイドバー、右側がページとなっており、基本的には右側のページ部に編集を加えていく形です。
サイドバー上部にあるワークスペース、プライベートの使い分けは以下の通りです。
■ワークスペース 資料をチーム全体に共有したい場合は、ワークスペースから作成します。
■プライベート 個人用に資料を作成したい場合は、プライベートから作成します。
【参考】：ワークスペースの基本-Notion公式
Notionの使い方7ステップ
ここからはNotionの基本的な使い方を7ステップで順番に解説していきます。7ステップで基本動作を把握してNotionを使いこなしましょう。
Notionはスマートフォン版（Notion for iOS & Android）、PC版（Notion for Mac & Windows）とそれぞれアプリ版とブラウザ版が用意されています。この記事ではブラウザ版をもとに解説を進めていきます。
【参考】：Notion for iOS & Android 【参考】：Notion for Mac & Windows
ステップ1：ログインする
Notion公式ページから、ログイン画面に移ります。アカウント作成時と同様、ログイン画面にはメールアドレス入力欄が表示されるので、入力して「続行」をクリックします。
続いてパスワードを入力し、「ログイン」をクリックすれば完了です。
ステップ2：新規ページを作成する
テキストやデータベースなど新規に作成する場合には、サイドバー下部にある「新規ページ」をクリックします。
テキストなどのドキュメントを作成したい場合には「空白ページ」をクリックします。
空白ページをクリックすると以下のような新規ドキュメントが表示されます。空白ページではWordやGoogleドキュメントのように直感的な操作が可能です。
見出しやページ埋め込み、Todoリストなどの枠を表示させるには、「＋」ボタンをクリックします。「＋」ボタンをクリックするとメニューが表示され、下までスクロールしていくと様々な機能があります。
■ベーシック ベーシックはドキュメントツールの基本的な機能が含まれています。見出しの追加やページ埋め込みなどができます。
■インライン インラインはドキュメントを共有している他人へ通知を送ったり、リマインダー機能を設定できます。
■データベース データベースはドキュメントにデータベースを追加できます。データベースの使い方については後のトピックで紹介します。
■メディア メディアは画像や動画、オーディオなどの各種ファイルを追加できます。
■アドバンスト アドバンストは目次機能、階層リンクなどの機能が使用できます。
■埋め込み 埋め込みはGoogleやX（旧Twitter）など外部サイトから情報を埋め込みできます。ドキュメントにGoogleマップデータやツイートを埋め込みたい場合は、こちらから挿入します。
ステップ3：テンプレートを活用する
Notionには豊富なテンプレートが用意されている点も大きな魅力です。テンプレートを活用することで、利用目的にあったドキュメントを簡単に作成できます。
テンプレートを表示するには、サイドバーにある「テンプレート」をクリックします。
テンプレートをクリックすると以下のような画面が表示され、画面右側にあるカテゴリからお好みのテンプレートを探すことができます。
ステップ4：タスク機能を活用する
Notionにはタスク管理機能が備わっています。ワークスペース内にタスク管理を作成すれば、組織全体のタスクを管理できます。また、プライベートにタスク管理を作成すれば、自分専用のタスク管理ツールになります。
タスクをクリックすると、対応ステータスの変更や作成日などの変更が可能です。
未着手・対応中のタスクを完了させるには、完了させたいタスクを右にドラッグすることで「完了」に変更可能です。
このようにタスクのステータスを変更する際には、同様にドラッグすることで移動ができます。
ステップ5：データベース機能を活用する
Notionには在庫管理、顧客管理などに便利なデータベース機能が備わっています。データベースを作成するには、「ステップ2：新規ページを作成する」で紹介した新規ページ作成画面もしくは新規ページ内の＋ボタンから設定します。
ここでは「テーブルビュー」で商品在庫のデータベースを作成する例を紹介します。今回は「名前」に商品名、「タグ」は在庫、3つ目の項目は「在庫数」に設定しました。
商品を管理するデータベースを作成したい場合には、タグで商品カテゴリなどを設定することで、タグ名で検索をかけたりソートすることですぐに必要な情報にアクセスできます。
このように項目名やタグなどを自由に設定できるため、データをまとめやすくチーム全体の数値管理に活用できます。
【参考】：データベース-Notion公式
行名（項目名）の変更を行うには、以下画像にある箇所をクリックし「名前を変更」を選択すると自由に変更できます。
ステップ6：外部サービスからインポートする
Notionにはインポート機能があり、ドキュメントツールであるEvernoteやタスク管理ツールのTrelloなどの各種外部ツールからデータをインポートできます。インポート機能はサイドバーから「インポート」を選択すると表示できます。
【参考】：お気に入りのツールをNotionにつなげる-Notion公式
ステップ7：ワークスペースを共有する
Notionにはドキュメントや作成したデータベースなどを共有する機能があります。「ステップ1：基本画面の見方」で解説した「ワークスペース」に他人を招待する場合には、ドキュメントなどで「共有」ボタンをクリックします。
共有をクリックすると以下画面が表示されますので、招待したいユーザのメールアドレスを入力して右上の「招待」をクリックすることで、ワークスペースの共有が可能です。
Notionの利用料金とプランの違い
ここまで解説したNotionの基本的な動作は、無料プランでも利用できます。Notionには4つのプランがあり、利用料金は次の通りです。
・フリー：無料 ・プラス：年払い：8$／1ヶ月あたり（月々払い：10$） ・ビジネス：年払い：15$／1ヶ月あたり（月々払い：18$） ・エンタープライズ:応相談
フリープランでも、ドキュメントの作成や管理などの基本機能は問題なく使用できます。ただし、プラスプランに変更することで、ファイルのアップロードやチームで使えるブロックが無制限になるため、業務で使う場合はプラスプランがおすすめです。
パーソナルProなどのプランには無料トライアルが設けられており、1ヶ月間無料で各機能を試すことができるため、課金すべきか迷ったらひとまず無料で使ってみると良いでしょう。
Notionの危険性
Notionはセキュリティ対策を重要視しており、使用に伴う危険性は少ないツールです。Notionの具体的なセキュリティ対策としては、アクセスの監視、保存・転送中のデータ暗号化、データのバックアップなどが挙げられます。
ただし、プランによっては利用できないセキュリティ機能もあります。機密性の高いデータを取り扱う場合は、利用しているプランのセキュリティ対策をしっかりチェックしておきましょう。
Notionで作業効率向上を目指そう
この記事ではNotion初心者へ向けて、基本的な使い方7ステップを紹介しました。Notionは個人の制作物やタスク管理はもちろん、ワークスペース機能を活用したチーム管理など、さまざまな場面で役立つ便利なツールです。
NotionはSlackをはじめとする外部ツールとの連携にも優れているため、作業効率の向上が期待できます。便利なNotionを使いこなして、作業効率向上を目指しましょう。
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