Notionで使えるデータベースとはどのようなもの？

Notionは、ビジネスでもプライベートでも活用できるクラウド情報管理ツールです。プロジェクト管理やメンバー同士の情報共有など、様々なワークフローに応じたテンプレートが用意され、目的に応じて様々な使い方ができます。

Notionが持つ特徴的な機能の1つとして、「データベース機能」があります。データベース機能を使うことで、スケジュール管理やタスク管理だけでなく、蓄積したデータを活用してできることがさらに広がります。

この記事では、Notionのデータベースの概要と基本的な使い方を解説していきます。

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Notionのデータベースでは、データが「Notionページの集合体」として管理されます。そのため、データベースに入力された1つのデータセット（アイテム）は、それぞれ独自のNotionページとして開くことができます。

「プロパティ」と「ビュー」の基礎知識

Notionのデータベースを使う上で知っておきたいこととして、「プロパティ」と「ビュー」があります。「プロパティ」と「ビュー」を理解することで、データベースから必要なデータを自在に抽出して活用することができます。

プロパティは、情報の集まりであるデータベースの中から、どのような情報を抽出するかを決めるタグの役割を果たします。

例えば、物品販売イベントを管理するためのデータベースを作ることを想定すると、「企画責任者」「取扱商品」「開催日」などのプロパティが必要だと考えられます。このプロパティをデータに付与することで、特定の取扱商品を含むデータだけを表示したり、開催日の順に並べたりすることができます。

プロパティの種類には以下のようなものがあります。

■テキスト データベースに関するメモや説明などをテキストで設定できます。

■数値 通貨やパーセンテージの数値形式を入力できます。価格や数量などの様々な数値に使用できます。

■セレクト ドロップダウンメニューで、タグを1つ設定できます。

■マルチセレクト ドロップダウンメニューで、タグを複数設定できます。

■ステータス 進捗状況を表す項目です。「未着手（To Do）」「進行中（In Progress）」「完了（Complete）」のステータスごとにグループ化されたタグを設定できます。

■日付 日付や期間を入力することができます。

これら以外の種類もありますので、プロパティに入る情報の特性に合った種類を使用しましょう。

【参考】：データベースプロパティを使ってチームの情報を整理する方法

物品販売イベントのケースを例に取ると、「企画責任者」は「社員A」「社員B」「社員C」のうちから1人だけを選択するために「セレクト」にし、「取扱商品」は「雑貨」「食品」「衣類」「酒類」のうちから複数選択可にするために「マルチセレクト」にする、という使い方がイメージできるでしょう。

ビューを切り替えると、データベースを様々な表示方法で見ることができます。

それぞれのビューについては後で詳しく説明しますが、すべてのデータを一覧で表示する「テーブル」、カレンダー形式でスケジュールを表示する「カレンダー」、指定したプロパティを軸にデータを分類して表示する「ボード」などがあります。

Notionでデータベースを作成する方法

ここからは、Notionのデータベースの作り方を実際の手順に沿って解説していきます。今回は、全国各地で行う物品販売イベントを管理するためのデータベースを想定して作っていきます。

まずは、データベースの基本的な形式である「テーブル」ビューでデータベースを作成します。

新規ドキュメントの「データベース」にある「テーブル」をクリックします。または、ブロックエディタで「/database」と入力して、「テーブルビュー」をクリックします。 

「＋新規データベース」をクリックします。

「テーブルビュー」が表示されますので、データベースの名前を入力します。このデータベースは、「イベント開催リスト」としておきましょう。

テーブル作成時に最初からある「名前」と書いてある項目は、データの「タイトル」プロパティです。作成するデータベースに適した項目名に変更しましょう。「名前」の部分をクリックして、表示される入力フォームに「開催場所」と入力します。

これで、「イベント開催リスト」データベースの大枠ができました。

次に、データを追加していきます。

「開催場所」列の空白行をクリックするとテキスト入力できますので、1つめのデータとして、イベント開催場所の「東京都千代田区」を入力しました。

ここから、このデータに付与する情報を「プロパティ」として追加していきます。

まずは、イベントの責任者を1人設定するための、「企画責任者」プロパティを作成します。未入力の列の「＋」をクリックすると、「〇〇（データベース名）の新規プロパティ」が現れます。ここで、この項目で使用するプロパティの種類を選択します。

ここでは、責任者1人を選択できるようにするために、「セレクト」を使用します。

「セレクト」を選択すると、「プロパティを編集」が現れます。入力フォームにプロパティ名「企画責任者」を入力します。

次に、「セレクト」で選択肢として選ぶことができる、「オプション」を設定します。「＋オプションを追加」をクリックして、新規追加するオプション名を入力します。

今回の例では、オプションの追加を繰り返して、「社員A」「社員B」「社員C」を選択できるようにします。オプションには色をつけることもできます。

オプションの追加が終わったら、「東京都千代田区」でのイベントの責任者として「社員A」を選択します。

「企画責任者」プロパティに、「社員A」が設定されました。

最初からあった「タグ」は今回不要なので、削除します。プロパティの項目名をクリックすると出てくる「プロパティを削除」で削除することができます。

 同じようにして、イベント開催情報として必要な他のプロパティを洗い出して作成し、その内容を設定しました。これで、1つのデータセット（アイテム）の情報が揃いました。

前にも述べましたが、Notionのデータベースは「ページの集合体」です。今追加したデータは、Notionの1つのページとして作成されています。これはどういうことか詳しく確認してみましょう。

タイトルが入力されている部分にマウスカーソルを当てると出てくる「開く」をクリックすると、選択されたデータの内容が、別ページで表示されます。

このページは、テーブルビューで設定したプロパティを情報として持っています。また、この画面からプロパティを追加することもできます。さらに、コメントを追加することや、他のページと同様にページの内容を作り込んでいくこともできます。

Notionのデータベースがページの集まりであることが、これでよく分かると思います。

なお、このページの表示方法には、サイドでページを開く「サイドピーク」、画面中央に表示される「ポップアップ」、ページをフルページで開く「フルページ」の3種類があります。上図は、「サイドピーク」で開いた状態です。

テーブルの行が足りなくなって新規追加したいときは、テーブル左下の「＋新規」をクリックすると、1行追加されます。または、テーブル右上の「新規」ボタンをクリックすると、新しく入力するデータのページが表示され、ここから追加することもできます。

以上の手順を繰り返してデータを追加し、開催場所ごとの責任者、取扱商品、ステータスなどが一覧で確認できるようになりました。

これがNotionにおけるデータベースの基本的な形です。

データベースのビューとは

データベースの形が整いましたので、次にデータベースを様々な角度から見ることができる「ビュー」の種類について1つずつ説明していきます。「ビュー」を切り替えると、同じデータベースでも異なる表示形式に簡単に変えることができます。

ビューの表示形式を変えるには、テーブル左上の「＋」をクリックして、表示したいビューを選び、「完了」をクリックします。必要に応じて、「ビュー名」を設定することもできます。

【参考】：ビュー、フィルター、並べ替え – Notion (ノーション)ヘルプセンター

テーブルビューは一般的なデータベースの表示方法です。1つのデータセットが行で、Notionの1つのページに当たります。そして、プロパティが列で表されます。

テーブルビューは一覧表示でデータベースのデータを確認したり、プロパティの修正を行ったりするのに便利なビューです。

プロパティの値によりグループ化されたデータを表示できます。「ステータス」タイプのプロパティの項目でグループ化すると、いわゆる「カンバン方式（カンバンボード形式）」の、一目で進捗がわかるタスク管理表示ができます。

タイムラインビューでは、データが持つ日付形式のプロパティの値に応じて、期間を横長のバーで表示します。いわゆるガントチャートと呼ばれる表示方法に近いものです。「開催期間」や「有効期間」などを容易に確認することができます。

データをカレンダー形式で表示します。データを表示している当日は赤く印が付きます。見慣れたカレンダー内にデータが表示されるので、一目ですぐに予定を確認できるでしょう。

シンプルなリスト表示ができるビューです。プロパティでグループ化したり、関連するプロパティの表示・非表示を切り替えたりして、必要な情報を簡潔に確認することができます。 

ギャラリービューでは「ファイル＆メディア」タイプのプロパティに設定されている画像や、各データのNotionページの「ページカバー画像」「ページコンテンツ」などを一覧で表示することができます。

下図の例では、「ファイル＆メディア」タイプの「アイコン」プロパティに設定した画像を一覧表示しています。実際には、イベントの各開催地の写真や、周辺地図の画像を一覧表示をするなどに活用できるでしょう。

Notionのデータベースを活用してデータ管理を効率よく行おう

Notionのデータベースの概要と、基本的なデータベースの作り方を説明してきましたが、Notionのデータベースは他にも様々な機能を備えています。データベースを自己参照して同じデータベース内のデータを相互に関連づけたり、複数のデータベースを結合したりすることも可能です。

まずは、今回解説した内容を参考に簡単なデータベースを作成して、できることを実際に体験してみてください。そうすることで、Notionのデータベースを使って「こんなデータを管理できそう」というアイデアが湧いてくると思います。

ぜひNotionのデータベースを活用して、より効率的なデータ管理を目指してみてください。

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