NotionのToDoリストの作り方を解説！チェックボックスの活用方法も紹介

NotionのToDoリストは非常に便利なツール

Notionは、プロジェクトやタスク管理をチームでできる非常に便利なツールです。このNotionにはToDoリストの機能がついており、ToDoリストを作成することでより効率的にプロジェクトなどを進められます。

そこで本記事では、ToDoリストの作り方や活用方法を紹介します。さらに、ToDoリストのテンプレートについても触れます。日頃からNotionを利用する方は、ぜひ参考にしてください。

【参考】：Notion公式

Notionでタスクを管理するメリット

タスクを管理するツールにはさまざまな種類がありますが、その中でNotionでタスク管理を行うにはどういったメリットがあるのでしょうか。ここでは、タスク管理においてNotionが優れているポイントをまとめました。

Notionは1つのタスクに複数の情報を紐づけることができるため、プロジェクトにおいてあらゆる情報を把握しやすい特徴があります。

通常タスク管理ではメモやカレンダーなどのタスク管理ツールの数が多くなりがちですが、オールインワン型のNotionであれば、これらのタスク管理が全て一元化されるため、Notionを開くだけでタスク管理が行えます。

Notionは管理するタスクに合わせてラベルやステータス、チェックボックスなどを変更できるため、カスタマイズ性にも富んでいます。また、さまざまな表示形式のビューがあり、「テーブル」「ボード」「タイムライン」「カレンダー」「リスト」「ギャラリー」から選べます。

さらにこれらのビューは複数選択することも可能であり、プロジェクトやタスクに合わせて選択できます。

Notionにはワークスペースを共有する機能があり、情報を共有したいチームメンバーに招待用のURLを送付するだけで情報の共有が可能です。個人や一部の管理者だけでなく、チーム全体で情報を共有することでプロジェクトがスムーズに進行しやすくなります。

また、Notionの利点はこういった情報をPCだけでなくスマホからも確認できるため、使い勝手にも優れています。

定期的に行わなければならないタスクは「繰り返し」機能を活用できます。例えば毎週月曜に会議が行われる場合は、その都度タスクを作成しなくても自動的にタスクが追加されるため、タスクの追加漏れや手間が省け、管理しやすくなります。

繰り返し設定では、「毎日」「毎週」「毎月」「毎年」から繰り返し期間を選べます。

NotionのToDoリストの作り方

では早速、NotionのToDoリストの作り方を解説します。本記事の解説では、Notionにログインした状態から説明します。そのため、記事を参照しながら作業をする場合は、事前にNotionへのログインを済ませておきましょう。

NotionのToDoリストの作り方は非常に簡単です。ここでは、基本的なToDoリストを作る方法を紹介します。

まずはToDoリストを作るために、Notionで新規ページを作成しましょう。ログイン後、画面左側のメニューから新規ページを選択してください。

作成したいページの種類が表示され、その中に「空のページ」という項目が表示されますので、こちらをクリックします。新しいページが表示されたら、ここに「/todo」と入力しましょう。すると、ToDoリストの候補が出てきます。

ここから「ToDoリスト」をクリックすると、自動的にToDoリストが追加されます。ここまで作業を終えたら、赤枠の部分に任意のタスクを入力しましょう。これでToDoリストを作成することができました。

さらに、ToDoリストで作成されたものは、左側にチェックボックスがついています。タスクの作成が完了したら、このチェックボックスにチェックを入れる形で、ToDoリストを利用してください。

基本的なToDoリストの作り方は以上です。ここからは、応用的なToDoリストの使い方を紹介します。こちらも非常に便利な機能ですので、ぜひ参考にしてください。

ToDoリストで繰り返し機能を追加したい場合は、データベーステンプレートというものを活用します。このデータベーステンプレートを作るにはデータベースが必要であるため、まずはデータベースを作成します。

では、先ほど作成した新規ページの中に、新しくデータベースを作成しましょう。データベースの作成方法は「/data」と入力すると、データベースに関する候補がいくつか表示されます。

今回は新規追加したページの中にデータベースを埋め込みたいため、「インライン」と書かれたデータベースを作成してください。ここまで作成ができたら、次に「新規」というボタンの横にあるアイコンをクリックします。

ここから「新規テンプレート」をクリックしてください。画面が切り替わるので、下図のようにタイトルを入力しましょう。

テンプレートには、任意のタイトルとテキストを追加してください。入力が完了したら、グレーアウトの部分をクリックして、新規に追加したページに戻ります。その後、再度データベースのテーブルビューを見ても、まだ何の変化もしていないはずです。

ここから再び、「新規」ボタンの横にあるアイコン「ｖ」をクリックして、テンプレートの一覧を確認します。そうすると、先ほど追加したテンプレートが表示されていますので、これを選択しましょう。

テンプレートを選択すると、データベースの中にタスクのタイトルが表示されていることが、確認できます。

ここまで確認できたら、もう1度データベースの「新規」ボタンの横のアイコンをクリックします。先ほどと同様に、追加したテンプレートの名前が表示されています。その横のアイコンをクリックしましょう。

そうすると、メニュー項目の中に「繰り返し」というものが表示されていますので、こちらを選択してください。繰り返す頻度を設定できますので、どの頻度でタスクを繰り返すか設定しましょう。

設定した後に保存ボタンを押すと、繰り返しの設定は完了です。

【参考】：Notion 定期的なタスクを設定する 【参考】：Notion データベーステンプレートについて

Notionで子タスクを追加する方法は非常に簡単です。Notionで子タスクを追加する方法は、子タスクをドラッグ＆ドロップで親タスクの中に入れるだけです。

そうすると、自動的に階層で表示されます。下図がタスクを階層で表示した結果です。このように、直感的な操作で簡単に子タスクを追加できます。

Notionのカレンダーに、ToDoリストを追加する方法も非常に簡単です。まずはカレンダーを開き、任意の日付にカーソルを合わせます。すると「＋」のアイコンが現れますので、そちらをクリックして予定を追加します。

予定を登録する際に、下図のようにセミコロンを入力すると、ToDoリストの候補が現れます。こちらをクリックすると新しくタスクを登録できます。

前述でNotionのToDoリストを作成した際、「/todo」というショートカットを利用しました。このように、ショートカットを利用すると、より簡単にNotionの機能を利用できます。例えば、ToDoリスト以外にも、トグルリストや番号付きのリストなども、ショートカットを利用して作成できます。

Todoリスト以外のショートカットも活用したい方は、参考ページを参照してください。

【参考】：Notionのショートカット一覧

NotionのToDoリストの活用方法

NotionのToDoリストは、作り方が簡単なうえ、カスタマイズもしやすいことが分かりました。NotionのToDoリストを利用すれば、自分の使い方に合わせてカスタマイズができるため、多くのシーンで活用できるでしょう。

ここからはToDoリストの活用方法や、便利なテンプレートについて紹介します。NotionのToDoリストをもっと便利に活用したい方は、ぜひ参考にしてください。

Notionはタスクに期限をつけることができます。タスクの期日が近づいたらNotionから通知を受けるため、決まった日付までにタスクを忘れずに行うことができます。

プロジェクトの進捗を管理したい時や、スケジュールを管理したい時、さらに旅行や観光の計画を立てる時など、プライベートの場面でもToDoリストが役に立つでしょう。

ちなみにこのアラート機能を追加するためには、関数プロパティを追加する必要があります。ただし、この関数プロパティは自由度が高い分、使い方が少し難しいのが難点です。

アラート機能を実装したい場合は、参考サイトのヘルプページなどを参考にして関数を利用してください。

【参考】：Notion 関数

ToDoリストの活用方法をもっと知りたい時には、Notionのテンプレートを検索するのもおすすめです。

参考サイトのように、ToDoリストのテンプレートを検索すると、数多くのToDoリストのテンプレートが見つかります。中には英語のテンプレートや、有料のテンプレートもありますので、実際に利用する際は言語や料金に注意しましょう。

ちなみに検索結果に対して、料金や言語でフィルターをかけることもできます。無料のテンプレートに限定する場合などは、フィルター機能を活用してみましょう。

【参考】：Notion公式テンプレート

NotionのToDoリストを活用してプロジェクト管理を楽にしよう

本記事では、NotionのToDoリストの使い方や活用方法についてまとめました。ToDoリストを活用すれば、プロジェクト管理をより便利に行うことができます。また、個人でNotionを利用する方も、ToDoリストをうまく利用してスケジュールやタスクを一元管理できます。

さらに、テンプレートを活用すれば複雑なToDoリストもすぐに使うことができます。無料のテンプレートもありますので、気に入ったものがあればテンプレートも取り入れてみましょう。便利なNotionのToDoリストを活用して、ぜひ業務の効率化を目指しましょう。