NotionのWiki機能とは？
NotionのWiki機能は、チームや組織のために情報を整理し、共有するための強力なツールです。この機能を使用すると、プロジェクトや業務に関連するドキュメントを一元管理でき、必要な情報を迅速に見つけることができるようになります。
NotionのWiki機能は、従来のWikiツールが持つ情報を集約し、共有できる機能をさらに進化させたものです。Notionの強みであるデータベース機能と組み合わせることで、より柔軟かつ視覚的に情報を管理できるのが特徴です。
この記事ではNotion Wikiの概要、メリット、基本的な使い方、作り方を中心に入門者向けに解説していきます。NotionのWiki機能を使ってみたい方、仕事の効率化を図りたい方はぜひ参考にしてください。
そもそもNotionとは
Notionは、メモやタスク管理、データベース、Wikiなど、さまざまな機能を1つのツールに統合した、オールインワンのワークスペースツールです。その主な特徴を挙げてみましょう。
・柔軟性： ページの作成や編集が自由自在で、さまざまな情報を整理できる ・視覚性： テーブル、リスト、カレンダーなど、視覚的にも分かりやすい形で情報を把握できる ・共有機能： チームメンバーと情報を共有し、共同編集も可能 ・カスタマイズ性： テンプレートやプラグインを活用して、自分好みのワークスペースを構築できる
【参考】：Notion ｜すべてのチームをひとつのワークスペースで
Wikiとは
Wikiとは改めてどういうものなのかを確認しておきましょう。Wikiとは、複数のユーザがWebブラウザを使用して共同でコンテンツを編集できるWebサイト、またはそのシステムを指します。
このシステムは、簡単にWebページを作成・編集できるため、情報の共有や管理に非常に便利です。以下にWikiの主要な特徴をまとめます。
1. 共同編集 Wikiは不特定多数のユーザが同じページを編集できます。これにより、リアルタイムで情報を更新し続けることができます。
2. 使いやすさ ブラウザさえあれば、特別なソフトウェアを必要とせずにページを作成・編集でき、HTMLなどの専門知識がなくても、簡単に操作できます。
3. 迅速な更新 「Wiki」という名前はハワイ語の「WikiWiki（速い）」に由来していますが、その名の通り、迅速に情報を追加・更新できるシステムのことです。
4. バージョン管理 Wikiシステムは、各ページの変更履歴を自動的に保存し、誰がいつ何を変更したかを追跡することができます。この機能により、過去のバージョンに戻すことも可能です。
NotionのWiki機能が従来のWikiと異なる点
Wikiの仕組みは以上述べた通りですが、NotionのWiki機能は既存のWikiとは異なる面があります。では具体的に何が違うのか見ていきましょう。
1.データベースとの連携 Notionではページだけでなく、データベースを活用することで、情報をさまざまな角度から分類・検索できます。例えば、プロジェクトごとのWikiページをデータベースで管理し、それぞれの進捗状況や担当者を一目で把握することができます。
2.視覚的な表現 NotionのWikiではテーブルやリスト、カレンダーなど、さまざまな形式で情報を表示することができるため、より直感的に情報を把握することができます。
3.柔軟な構造 Notionのページ階層化機能は、情報を整理し、より直感的に把握するための強力な機能です。あたかも本の目次のように、メインのテーマとなるページからより詳細な情報へと分岐し、ドリルダウンしていく構造を作ることができます。
4.リアルタイム共同編集 Notionのリアルタイム共同編集機能は、チームでの作業効率を飛躍的に向上させる強力なツールです。同じページやデータベースを複数のメンバーが同時に編集できるため、情報共有がスムーズに行え、プロジェクトの進捗を加速させることができます。
NotionのWiki機能を利用すると何ができるようになる？
NotionのWiki機能を利用すると具体的に何ができるようになるのでしょうか。
1. チームのナレッジの一元管理と情報鮮度の維持 会社やチームには、さまざまなナレッジ（知識や知恵）があります。一般的にこれらは特定の人が有していたり、共有されていなかったりするケースがあります。これらをNotionのWiki機能により、実際の事例に基づいたテンプレートを利用して簡単に社内Wikiを実現できます。
これにより、知恵や情報を組織全体で活用することができるようになります。
2. 有効期限と管理責任の明確化 Notion Wikiはページのデータベース化に思えますが、Wikiには特有のプロパティが2つあります。それは、「有効期限プロパティ」と「ページオーナープロパティ」です。このページはいつまで有効なのか、管理責任は誰にあるのかが必須となります。
これらによって、更新責任が明確化され、情報の鮮度が維持されるのです。
3. データベースの機能の活用と情報の効率的管理 Notion Wikiはデータベースであり、組織の重要な情報を一元管理できます。組織やチームが持つドキュメントの状況を正確に、詳しく把握するのは容易ではありませんが、Wikiではページオーナーや有効性を即時に把握できるため即座に状況を把握できるようになります。
NotionのWiki機能のメリット
NotionのWiki機能を利用することで、どのようなメリットがあるのでしょうか？ここでは4つのメリットを挙げました。
柔軟な構造
NotionのWikiではページを階層的に整理できるだけでなく、データベース機能を活用することで、さまざまな視点から情報を検索・分類できる柔軟な構造になっています。
視覚的な表現
NotionのWikiでは情報は固定で表示するのではなく、目的や用途に合わせて、テーブルやリスト、カレンダーなど、さまざまな形式で表示できるため、視覚的に分かりやすい情報整理を行うことが可能です。
リアルタイム共同編集
NotionのWikiは複数のユーザが同時に編集できる柔軟性を重視しつつ、バージョン履歴やコメント機能によって、編集の整合性を保つ仕組みが提供されています。チームメンバーは同時に編集できるため、リアルタイムで情報を共有して共同作業を進めることができます。
豊富なテンプレート
NotionのWikiにはチームWikiやプロダクトWiki、エンジニアリングWiki、営業Wiki、個人Wikiなど、さまざまな用途に合わせたテンプレートが用意されているため、すぐに使い始めることができます。
NotionのWiki機能の使い方
NotionのWiki機能はどのように利用するのでしょうか？NotionのWiki機能の使い方について、ポイントを紹介します。
Wikiページへの変換
Wikiは既存のページを開き右上の「…」メニューから「Wikiに変換」を選択します。これにより、通常のページがWikiページとなり、さまざまな機能が利用できるようになります。「メニュー」に「Wikiに変換」がない場合は、データベースのページです。
今回は、Notionに標準でセットされている「ヘルプセンター」をWikiに変換してみましょう。
Wikiに変換すると、横長ページに変わります。一旦、Wikiページの変換したものを通常ページに戻すには、右上の「…」メニューに「Wikiを元に戻す」をクリックするだけです。
Wikiページに変換した後、次のようにビューが3つ追加されています。「ホーム」ビューをクリックすると下に「すべてのページ」と「自分がオーナーのページ」というビューが確認できます。
ビューを「すべてのページ」や「自分がオーナーのページ」に切り替えると、データベースのビューに変わり、追加したページを確認できます。
ビュー選択
ビュー選択で「すべてのページ」を選択すると、先ほどとビューが切り替わり、Wikiに変換した「ヘルプセンター」配下に作成されているページを一覧で確認できます。このWikiのページ管理の仕組みはデータベースが使われており、この一覧では、子ページや孫ページも表示することができます。
Wikiページ作成
Wikiに変換したヘルプページに、独自のWikiページを作成する手順です。画面右端にある「新規」ボタンをクリックします。
Wikiページの作成画面が表示されたら、タイトル、有効期間、タグ（任意）、テキスト入力をしていきます。入力が済むと左ページのページ一覧に表示されます。有効期間を入力し、期限切れになるとオーナーに通知が届きます。
内容を更新する必要があれば更新を行い、そのままにしておくとアーカイブされます。タグは検索性を高めるために利用するため、任意のタグを複数設定可能です。
Notion Wikiを活用してみよう
この記事では人気のオールインワンツール、NotionのWiki機能について、その概要と何ができるのか、メリットと基本的な使い方について入門者の方向けに解説しました。
NotionのWiki機能は特に社内Wiki作成に向いており、社内規則やルール、ヘルプや各種のマニュアル管理、プロジェクト内のドキュメント管理に大変有効です。
Notionは直感的に操作できるツールですので、マニュアルや解説書を読むよりも、実際に操作して試し、チーム活動の効率化を実現しましょう。
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