WBSにはテンプレートの利用がおすすめ

WBSとは「Work Breakdown Structure」の略称で、作業分解構成図と言われることもあります。WBSはプロジェクトの進捗管理に使用するツールの1つです。システム開発を行う際には、欠かせない存在とも言えるでしょう。そのため、WBSのテンプレートも多種多様に用意されています。ここでは、WBSの概要・目的・WBSのテンプレートについて詳しくご紹介します。

WBSとは、作業を分解して構造化する手法を指します。プロジェクト管理する際に、スケジュールを作成するもととなります。まずプロジェクト全体の業務を大きなタスクとして並べ、小さなタスクに徐々に分解していき、成し遂げる順番を考慮したツリー構造を作成します。つまり、大きなタスクから段階的に細かいタスクに分解していくことにより、プロジェクト計画において重要なタスクの洗い出しの抜けや漏れが生じにくくできるでしょう。

WBSを導入する目的は、プロジェクトが成功するまでのすべての作業を抜け漏れなく洗い出すことです。WBSを活用することで、プロジェクト全体の業務について容易に把握することができます。WBSによってタスクを明確にし、スケジュールを計画することや業務の役割を分担をすることで、見積に関しても精度を上げることが可能です。一方、プロジェクト全体のタスクが曖昧な状態でスケジュールを計画することは、プロジェクト失敗の可能性が高まります。また、見積の精度も低くなるでしょう。

プロジェクト管理をする際に活用する便利なツールはさまざまなものがあります。WBSについてもテンプレートを上手に活用することで、プロジェクト立ち上げ段階において、作業の効率化やタスクの明確化が期待できるでしょう。すでにテンプレートを保有している場合には、必要なタスクの抜けや漏れを発生させないためにも、既存のテンプレートを用いることをおすすめします。

一方、テンプレートを保有していない場合、独自にWBSを作成するか、無料のWBSテンプレートを使用するのが良いです。例えば、Excelツールを利用してWBSを作成する際に必要な項目は「No」「カテゴリ」「タスク名」「作業担当者」「予定開始日」「予定終了日」「実際の開始日」「実際の終了日」「進捗状況」「工数」などが挙げられます。なお、プロジェクトによってWBSの項目は異なる場合が多いです。

よって、これらの項目に適宜プロジェクトに必要な項目を追記していきます。また、スケジュール管理も行う場合は、ガントチャートを付けることも重要です。ガントチャートとはプロジェクト管理を行う際に、作業計画を視覚的に表現するために用いられる表を指します。

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WBSの3つのメリット

ここからは、WBSのメリットについて詳しくご紹介します。

WBSの特徴として、階層構造であることが挙げられます。トップダウン式に作業タスクについて洗い出しを行うため、タスクの抜けや漏れを未然に防ぐことができ、タスクの整理も行うことが可能です。したがって、WBSによって「どのタスクを実施しなければいけないのか」を具体的にすることができます。

WBSによってタスクが明確化されるため、見積を作成する際にも役立ちます。例えば小規模プロジェクトの場合、プロジェクトマネージャーの知識と経験から作業工数の見積を行うこともあるでしょう。しかし、大規模プロジェクトになると、プロジェクトマネージャーのスキルで見積を実施することは難しいです。

よってWBSでタスクを細分化することで、それぞれの作業工程から見積を作成したほうが、より正確な見積ができるでしょう。また顧客に対して見積を提案する際に、WBSを公表し見積の根拠を示すことで、顧客に安心感や信頼感を与えることができます。

WBSを利用してプロジェクトメンバーにタスクを共有することで、タスクの担当者や進捗が明確となり、タスクを管理する効率の向上が期待できます。またシステム開発案件の場合は、作業タスクを変更する場合もよくあります。その際にはWBSを書き換えなければなりませんが、WBSを全体に共有することで、新しいタスクと完了したタスクがわかりやすいため、非効率な作業の減少も期待できます。

WBSの注意点

WBSを導入することによってメリットは多数あります。しかし、注意点にも気を付けたいところ。ここでは、WBSの注意点について詳しくご紹介します。

WBSの注意点は、将来的に実施するタスクほど情報量が不足するため、曖昧な作業が発生してしまうことです。プロジェクトの初期段階で、顧客の要望しているシステムの完成イメージが曖昧な場合、顧客と受注者の間に認識齟齬が生まれます。よって、最初に作成したWBSがシステム開発を進めていく中で役に立たなくなる可能性もあります。そのため、不明確なタスクがある場合、無理矢理タスクを分解することは不要で、作業を進めていくなかで段階的にタスクの細分化を進めていくほうが得策といえるでしょう。

またWBSを導入する際は、プロジェクトに合ったテンプレートを複数用意しておくことも重要です。WBSを何度も作り直していては非効率です。さらに、作業タスクの抜けや漏れが発生するリスクも上がります。テンプレートを活用し、更新していくことでWBSの品質の向上も期待できるでしょう。以上から、WBSはプロジェクト管理を行う上で汎用性が高いですが、万能なツールではないことに注意することが大切です。

WBS作成に役立つツール

これまでにWBSの詳細やテンプレート・メリット・注意点について解説しました。WBSを作るのが初めての方などは、WBSの作成に戸惑う方も多いでしょう。ここでは、WBSの作成に役立つツールをご紹介します。なお、本格的にWBSで工程管理を実施したい方には、専用の工程管理ソフトウェアの導入をおすすめします。プロジェクトが大規模になると、即時的にプロジェクト全体に情報共有を行える専用ソフトが必要不可欠です。

マインドマップとは、人の脳の仕組みに合った発想法や思考法のことです。マインドマップを利用することで、頭の中で考えていることを整理することができます。大規模や複雑なシステム開発になるほど、やるべきタスクが多くなり混乱してしまうことが多いでしょう。そのため、マインドマップを用いて思考を整理することが重要と言えます。

マインドマップは紙と書くものがあれば、いつでもどこでも作成することができます。まずは、頭の中に存在しているアイデアなどをすべて書き出すことから始まります。マインドマップを作成するコツは「タスク」「アイデア」などのテーマを中心に書き、その周辺に放物線を描いていくように関連する項目を繋げていくことです。

これによって物事のつながりが浮かび上がり、自身の頭の中も整理することができます。WBS作成後に抜けもしくは漏れていたタスクを追加するのはあまり好ましくありません。したがって、マインドマップを活用して正確にタスクの分解を行えるようにすることが大切です。

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一般的に、ガントチャートはWBSと区別して考えられています。ガントチャートでは横棒のグラフを利用して横軸に日程、縦軸にタスク内容や担当者を書くことでプロジェクトの進捗状況を視覚的にわかりやすくすることが可能です。WBSでタスクを分解し、時系列でタスクを並べた表の隣にガントチャートを作成しましょう。

Excelツールを活用したWBSのテンプレートは、Web上に多種多様に存在しています。まずは気になったテンプレートを導入し、プロジェクトに合うように修正を加えてみましょう。カスタマイズが完了したら、WBSの使い方を記載するWBS運用ルールの作成も行うことが重要です。

例えばWBSの書式を統一していないと、これまでのデータの調査を行いたいときに困難となります。また、新人とベテランの方の間で運用における差も生まれてしまうため、確認する項目を設定するなどして品質を保つことが大切です。

Excelツールで管理する場合、コストはかかりませんが、情報共有や品質維持、データ分析の観点からみると難点を抱えています。ExcelツールでのWBSを用いたスケジュール管理ができるようになったら、専用の工程管理ソフトウェアを導入してみることもおすすめです。

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WBSのテンプレートを活用して適切な進捗管理を行いましょう！

これまでにWBSの詳細やテンプレート・メリット・注意点・便利なツールについて解説しました。WBSとは作業を分解して構造化する手法で、プロジェクト管理する際にスケジュールを作成するもととなります。WBSのメリットとして、やるべきタスクが明確になることや、見積の精度を上げることなどが挙げられます。WBSの注意点は将来的なタスクほど情報量が不足するため、曖昧な作業が発生してしまうことです。

WBSを作成する際には、マインドマップやガントチャートなどの便利なツールも存在します。また、WBSのテンプレートを上手に活用することで、プロジェクト立ち上げ段階において、作業の効率化やタスクの明確化が期待できるでしょう。さらに専用の工程管理ソフトウェアもあるため、大規模プロジェクトの管理を行う方には導入してみることもおすすめします。