Notionのエクスポート機能とは？概要や特徴、使い方を図解

Notionのエクスポート機能

Notionは、ノート機能やタスク管理、データベース機能など、様々な機能を備えたオールインワンのツールです。このNotionで作成したコンテンツを他のツールや形式で共有・保存するには、Notionのエクスポート機能を活用する方法があります。

Notionをさらに活用する上で、ぜひ覚えておきたいエクスポート機能について、やさしく解説していきます。Notionを使い始めた方、これから始めてみたい方、ぜひ参考にしてください。

【参考】：Notion ｜すべてのチームをひとつのワークスペースで

Notionとは？基本的な使い方やEvernoteとの違いを解説

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エクスポート機能とは

Notionのエクスポート機能とは、Notion上で作成したページやデータベースなどのコンテンツをPDFやCSV、HTMLなどのファイル形式に変換して出力する機能のことです。ここではNotionのエクスポート機能が役立つシーンと、Notionでエクスポートできる主なファイル形式について紹介します。

Notionのエクスポート機能を利用することで、次のようなシーンで役立てられます。

◼︎バックアップ Notionに保存している重要なデータを、他のクラウドサービスやローカルに定期的にバックアップすることで、万が一のトラブルに備えられます。Notionの無料プランでは制限がありますが、有料プランではワークスペース全体のコンテンツを一括でエクスポートすることができます。

◼︎他のツールとの連携 CSV形式でデータをエクスポートしてExcelやWord、Googleスプレッドシートなどにインポートし、さらなる分析や管理を行うことができます。

◼︎データの共有 PDFやHTML形式でエクスポートすることで、Notionアカウントを持たない人とコンテンツを共有したり、印刷して配布したりといった形で、容易に外部と共有できます。

Notionのコンテンツ共有機能とは？メリットや利用方法を解説

Notionでエクスポートできるファイル形式は5種類あり、それぞれ利用目的を意識して選択することが重要です。

◼︎PDF形式 印刷物として最適です。ページのレイアウトやデザインをほぼそのまま保って出力できます。プレゼンテーション資料やレポート作成などに便利です。

◼︎CSV形式 データベースの内容を、カンマ区切り値形式で出力します。Excelなどのスプレッドシートで開いて編集したり、他のツールに読み込ませたりすることができます。データ分析や集計に便利です。

◼︎HTML形式 ウェブページ形式で出力します。静的なウェブサイトとして公開したり、他のウェブサイトに埋め込んだりできます。ブログ記事やポートフォリオの作成などに便利です。

◼︎マークダウン形式（Notionの有料バージョンのみの機能） プログラマー向けのシンプルなテキスト形式です。GitHubなどのバージョン管理システムとの連携や、他のテキストエディタでの編集に便利です。

NotionとGitHubとの連携機能とは？そのメリットや方法を解説！

■ JSON形式（Notionの有料バージョンのみの機能） データを構造化されたテキスト形式で出力します。プログラミングでデータを読み込んで処理する場合に便利です。

JSONファイルとは？基本構造からファイルの作り方、読み書き方法まで解説

エクスポートに関する留意事項

Notionでエクスポートを行う前に、いくつかの注意点や準備事項があります。まず、エクスポートできるコンテンツの主な種類について理解しておきましょう。

【参考】：コンテンツのエクスポート ｜ Notion (ノーション)ヘルプセンター

ページはNotionの基本単位で、テキスト、画像、動画、コードブロックなど、様々な要素を自由に組み合わせることができます。またページは階層構造になっており、ページの中にさらにページを作成できます。

Notionのデータベースは特定のテーマで情報を集め、管理するための構造化されたページでデータを一覧表示し、各項目を列で管理できます。また、カラムの種類（テキスト、数値、日付など）や表示形式を自由に設定できます。

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Notionのワークスペースは、ページやデータベースをまとめるためのコンテナです。ワークスペースはメンバーと情報を共有したり、共同で作業したりできます。

また、エクスポート時に留意すべきポイントがあります。エクスポートの形式について、ファイル形式を意識して行う必要があります。例えば、PDFはレイアウトが固定されますが、CSVではデータ構造が変わりやすく、HTMLは後から編集が可能です。

Notionのコンテンツをエクスポートする方法

それでは実際にNotionのコンテンツをエクスポートしてみましょう。手順を図を交えながら解説していきます。

まず、エクスポートしたいページまたはデータベースを選択します。ページ上部の3つの点が並んだメニューアイコン［…］をクリックし、表示されたメニューから「エクスポート」を選択します。Notionではメニューアイコン［…］をよく利用しますので、覚えておきましょう。

メニューから「エクスポート」を選択し、次にエクスポートするファイル形式を選びます。選べる形式には「PDF」「CSV」「HTML」の3種類があります。ここでは試しに「PDF」を選択してみました。

エクスポート形式を選択した後、形式の詳細をカスタマイズできます。PDF形式の場合は、ページのサイズやスケール率を選べます。

「マークダウンとCSV」を選択すると、次のようにオプションの項目が変化し、データベースを含めたり、対象コンテンツにファイルや画像を除いたりといった選択ができます。

エクスポート形式を選んだら、「エクスポート］ボタンをクリックして処理を開始します。エクスポートが完了すると、指定した形式でファイルがダウンロードされます。PDFを指定した場合は、次のように印刷に適した状態でファイルが作成されています。

ファイルはZIP形式で作成され、ダウンロードフォルダに保存されますので、必要に応じて解凍し、分かりやすいファイル名を付けて管理するといいでしょう。

エクスポート形式を「マークダウンとCSV」を選択して実行すると、次のようなCSV形式のファイルが作成されました。Excelなどによるファイル管理に適しています。

次に、エクスポート形式を「HTML」を選択して実行してみましょう。次のようなHTMLファイルが作成され、Google ChromeやMicrosoft Edgeなどのブラウザで確認ができます。

エクスポートした形式毎の特徴と活用シーン

Notionからエクスポートしたファイル形式毎に、それぞれ特徴があり、また活用シーンが異なります。1つづつ確認していきましょう。

ページレイアウトをほぼそのまま保って出力できる点が最大の特徴です。主に印刷物として配布したい場合や、プレゼンテーション資料として利用したい場合に適しています。具体的な活用例としては、レポートやプレゼンテーション資料、マニュアルなど、印刷して配布したい資料が挙げられます。

データベースの内容をカンマ区切り値形式で出力し、Excelなどのスプレッドシートで開いて編集したり、他のツールに読み込ませたりすることができます。

データ分析や集計、他のツールとの連携などに適しており、具体的な活用シーンとしては、顧客情報管理、プロジェクト管理、アンケート結果など、データを分析・集計したい場合が挙げられます。

ウェブページ形式で出力し、静的なウェブサイトとして公開したり、他のウェブサイトに埋め込んだりできます。活用シーンとしては、ブログ記事、ポートフォリオ、Webサイトの一部など、Web上で公開したいコンテンツに適しています。

Notionのエクスポート機能では、様々な形式を選択することができて便利ですが、適さない形式のファイルにエクスポートすると、その後にうまく活用できない問題が生じることもあります。何のためにエクスポートするのか、目的を明確にしましょう。

印刷に利用したいのであればPDF形式、Excelなどで利用するのならCSV形式、ウェブで使うのであればHTML形式が良いでしょう。また、レイアウト重視なのか、データそのものが必要なのかによっても選択肢が異なります。最適な選択を心がけましょう。

Notionのエクスポートでは、「エクスポートができない」、あるいは「エクスポートが終わらない」というケースがあります。原因としては、データ量が多いため処理に時間が掛かったり、ネットワーク環境が悪かったり、といったことが考えられます。

原因を調べても分からない時は、Notionのヘルプを利用しましょう。無料プランのユーザでも問い合わせが可能です。また、NotionコミュニティでもNotionに関する様々な情報や質問、議論が活発に行われていますので、参加してみましょう。

【参考】：ヘルプとサポート｜Notion (ノーション) 【参考】：Notion Community in Japan)

Notionのエクスポート機能を活用してみよう

この記事では人気のオールインワンツール、Notionのエクスポート機能について、概要や使い方、留意点などを紹介しました。Notionのエクスポート機能は、PDF、CSV、HTMLなど多彩な形式でデータを保存・共有できる便利なツールです。

Notionのエクスポート機能はバックアップや他ツールとの連携、データ共有など、様々なシーンで活用でき、効率的なデータ管理が可能になります。

エクスポート形式による違いを理解し、状況に応じて最適な方法を選択することで、Notionをより一層活用できるでしょう。この記事を参考に、ぜひNotionのエクスポート機能を活用してみましょう。