【初心者向け】GASのできること・できないこととは？使い方や活用法も紹介

GAS（Google Apps Script）ができること

GAS（Google Apps Script）はGoogle社が提供するプログラミング言語サービスです。GASはJavaScript言語と非常によく似ており、JavaScriptが扱える方であれば、すぐに使えるようになるでしょう。

GASの機能はExcelのVBAとも似ていますが、さらにGASはGoogleのスプレッドシートやGmailの他、Googleドライブ、Googleカレンダー、Google翻訳などのGoogleサービスや他のサービスとも連携させて利用することができます。

GASはGoogleアカウントとChromeなどのブラウザがあれば、いつでも、どこでも無料で利用が可能です。この記事では、GASとは何か、GASでできることは何か、どのように利用するのかについてGAS入門編として解説をしていきます。

【参考】：Apps Script – Google Apps Script

JavaScriptの用途やできることを初心者向けに紹介！

GASの特徴（メリットやデメリット）

ここではGASの特徴や利用するメリット、デメリットについて解説します。GASは無料で利用できるクラウドサービスですので、普段Googleスプレッドシートなどのサービスを利用している方はぜひGASについても理解を深めてください。

クラウドで各種サービスと連携

GASはExcelの自動処理をしてくれるVBAと似ていますが、VBAとは大きな違いがあります。GASはクラウドサービスとして提供されており、Googleの各種サービスとクラウド上で連携できます。さらに、TwitterやLINE、Slack、Chatworkなどの外部サービスとも連携させることが可能です。

無料で簡単に利用可能

GASを始めるのに必要なものはパソコンやタブレットとネットワーク以外では、GoogleアカウントとChromeなどのブラウザだけで、費用は一切掛かりません。また、GASのサンプル集はWeb上に豊富にありますので、コピペして一部手直しするだけで使えるのもメリットといえます。

ただし、GASはプログラミング言語ですので、この習得は必要です。GASの構文はJavaScriptの構文とほとんど同じであるため、JavaScriptを扱える方は容易に利用することができます。ただし、完全互換ではありませんので、違いを理解した上で使う必要があります。

開発環境が不要

ほとんどのプログラミング言語では、アプリ開発のための開発環境準備が欠かせません。コードエディタやコンパイラ、テストツールやビルドツールなどが必要ですが、GASではそうした開発環境が基本的に不要です。

GASはすべてGoogleのクラウド上で実行されるため、スケジューリングをすれば夜間に自動で動かすこともできます。

無料アカウントには制限がある

GASは無料で利用できる点が大きなメリットですが、一方でGASにはいくつかの制限※があります。その1つはGASスクリプト実行時間上限6分です。6分を超えると自動的にエラーとなり、処理が停止します。

他にGASはトリガーを設定した自動処理が可能ですが、トリガー処理は1日当たり合計で90分までの制限があります。このように、大量データの自動処理などには向きませんので、制限を考慮した設計を行う必要があります。この制限は、有料版（Google WorkSpace）だと一日当たり6時間に変わります。

【参考】：※Quotas for Google Services | Apps Script | Google Developers

Micrisoft Officeとの連携ができない

メーラーに関して、GASはGmailとの連携が出来ますが、Outlookとの連携はできません。またExcelの自動化もGASではできません。OutlookやExcelなど、Microsoft Officeを利用している企業ではGASの機能をフルに生かすために何らかの対応が求められます。この点はデメリットと言えます。

GASでできること

GASはクラウド上のさまざまなサービスと連携することが可能で、さらにそれぞれのサービスが持つ機能を自動化することができます。たとえば、スプレッドシートを用いた集計、転記作業の自動化などは最もポピュラーな利用方法です。

では、実際にどのようなことが行えるのか、活用事例で見ていきましょう。

全支店の売上データ集計

週末に各支店の担当者がExcelで週間売上報告書を作成し、本社にメールで送信し、それを日曜日に本社の担当者がExcelに転記して、支店別売上報告書を作成するといった事がどこの企業でも当たり前のように行われていました。

GASのスケジューリングと集計機能を用いれば、たとえば月曜日の早朝に各支店が作成した売上報告書を自動的に転記・集計し、全社売上報告書を自動作成するといった事が可能になります。

これにより、支店担当者はスケジュールに追われることなく報告書を作成でき、本社の担当者は日曜出勤をすることなく、自動的に作成された全社売上報告書を確認し、必要なコメントを追加するといった形で、作業の大幅な軽減が可能となります。

請求書の自動作成

企業にとって、取引先に対する請求書作成は負担の重い業務の1つです。この請求書作成もGASを使ってGoogleスプレッドシート、Googleドライブ、PDFを利用することで自動作成が可能です。ワークフロー化すれば、上司の検印押印なども合理化できるでしょう。また請求書の控えを電子ファイルで保管したり、取引先にメールで送ることも可能です。

提出物の督促

企業では社員から各部署に対してさまざまな届け出などの提出物があります。これらをGoogleフォームで提出するようにすると、GASで提出物ごとの個人別提出状況を確認し、未提出者に対しては督促メールを自動的に送ることが可能になります。これにより、提出物に関わる管理業務の負荷が軽減し、提出率の向上にも繋げられます。

顧客の声を自動収集

最近ではSNS上の口コミやWebサイトから自社の評価をモニタリングする企業が増えています。口コミはマーケティングなどに有効な情報となるばかりか、ネガティブな口コミを把握して炎上リスクを回避することができます。

しかし、膨大なSNSやニュースサイトなどの情報から自社に必要な情報を抽出するのは簡単なことではありません。GASのライブラリの1つ「Parser」を利用すると、こうしたスクレイピングを簡単に行えます。

ここで気を付けなくてはならないのは、各WebサイトをGASが自動的にクロールすることになりますので、対象とするWebサイトやSNSがクロールを禁止していないかあらかじめ確認しておくことが必要です。

顧客への迅速な返信

顧客へのレスポンスはスピードが要求されます。Googleフォームに顧客から問い合わせや申し込みを受けた場合、GASを使って自動的に返信を返すことが可能になります。

たとえば、自社のセミナーに申込があった場合、申込みのお礼文と、セミナーに関する詳しい情報を自動返信するといった対応を自動で行うことが可能です。また、担当者にはChatworkなどで申込状況を定期的に担当者に送るといったことも可能です。

アイデア次第で便利な使い方も

以上、GASでできることを事例を交えて紹介してきましたが、GASはアイデア次第で、便利な使い方ができます。また、あらゆる業務がクラウド環境で行えるようになるため、リモートワークをさらに推進することができます。

GASの活用によってコワーキングにおいて対面、リモートワークのそれぞれの良さを最大限引き出すことが可能となりますので、GASの積極活用を検討しましょう。

また、GASで作成したスクリプトは、Webアプリとしてデプロイし、公開することも可能です。さまざまな可能性を秘めたGASをソフト開発で活用しない手はありません。

GASを実際に使ってみる

GASの概要やメリットなどが分かったところで、実際にGASを使ってみましょう。GASはGoogleドライブから開く方法と、Googleスプレッドシートから利用する方法の2通りがあります。2通りの方法について見ていきましょう。

Googleドライブから開く

まず最初にブラウザからGoogleにアクセスします。ブラウザはChrome、Edge、Safariのいずれでも構いません。画面の右上にあるGoogleアプリのボタンをクリックし、Goobleアプリの一覧から「ドライブ」アイコンを選択します。

Googleドライブの画面が開いたら、左上の［新規］のボタンをクリックします。

［新規］の下に表示されたメニューから［その他］を選択し、さらに表示されたメニューから Google Apps Script を選択します。

GoogleドライブからGASを開き、「1 function myFunction(){」と表示されている個所の下、2行目に「 SpreadsheetApp.create(GASTEST);」を追加し、[保存ボタン]を押してから「▷実行」ボタンを押します。これはスプレッドシート（シート名：GASTEST）を作成するための命令です。