PMOの役割とは？メリット・デメリット、必要なスキルも紹介！

そもそもPMOとは

PMOとは「Project Management Office」の略称で、プロジェクトマネジメントオフィスと呼ばれえることもよくあります。プロジェクトマネジメントと似ているポジションで、プロジェクトマネージャー（以下、PM）をサポートし、システム開発の効率の向上などプロジェクトを成功に導く職種です。

また、PMOの仕事内容はPMと類似する点も多いです。よって、PMOはプロジェクト案件の成功に大きな影響を与える重大な責任を抱えています。例えば、プロジェクトにおいてPMやPMOが上手く機能していない場合、プロジェクト管理が滞ってしまいシステム開発が失敗することも少なくありません。

システム開発のプロジェクトに必ずPMOが必要というわけではないですが、小規模なシステム開発プロジェクトの場合、PMだけでプロジェクト管理することも多いでしょう。一方近年ではシステム開発が大規化したり複雑化したりしているため、PMOを導入することも増加しています。ここからは、PMOの役割とPMとPMOの違いについて詳しく解説します。

PMOの役割は、品質管理やスケジュール管理・コスト管理・人材育成などのプロジェクト管理の幅広い範囲に及ぶことが多いです。他にも、システム開発の方針書の作成やトラブルが発生した場合の原因究明や再発防止を行うこともあります。端的に説明すると、PMOの主な役割はシステム開発の進捗状況が納期などをもとに計画したスケジュール通りに進んでいるか管理することです。また、大規模プロジェクト案件の場合、PMOが複数人登用されて役割を分割する場合もあります。

例えば、大規模システム開発プロジェクトにおいて、PMが1人ではプロジェクト全体を管理することは物理的にも不可能と言えます。よって、PMOはPMに代わってプロジェクトの進捗管理などを担当し、PMの仕事をサポートします。

以上からも、PMOは担当する仕事の範囲はプロジェクトごとに異なることも多いです。一般的にはPMOのチームがあり、担当する業務を分担をしてそれぞれ仕事を行います。

PMとPMOの大きな違いとして、マネジメント権限が挙げられます。PMはプロジェクト全体を管理するのに対して、PMOは大規模プロジェクトのなかの与えられたプロジェクトを管理します。したがって、プロジェクト全体を管理するのがPM、全体の一部をマネジメントするのがPMOと言えるでしょう。

しかし、担当する業務は異なれど、仕事内容はPMとPMOでは大きな差はありません。プロジェクトの進捗・品質・コストなどを丁寧に管理し、システム開発のプロジェクトをスムーズに完遂させるという目的はPMもPMOも同様です。つまり、PMOはPMを支える存在です。これまでのプロジェクト管理では、PMの知識や経験などのスキルのみに頼ることが多かったです。

最近では、PMOを登用して組織的にサポートするという体制がシステム開発プロジェクトなどではあります。特に大規模や複雑なシステム開発のプロジェクト案件ではPMOは必要不可欠な存在と言えるでしょう。

PMOの職種の種類

ここからは、PMOの職種とその役割について詳しくご紹介します。

PMOアドミニストレーターは、社内業務の管理をスムーズに進め、事務作業をサポートします。PMOアドミニストレーターの仕事内容も多岐に渡ります。例えば、プロジェクトに関するデータの収集・分析・情報の共有・会議の調整・経費の精算・書類の作成・メンバーの勤怠管理などが挙げられます。

PMがプロジェクトの事務作業を実施する場合、負担が非常に大きくなり、他のことに手が回らなくなってしまうこともあります。よって、PMOアドミニストレーターがPMの事務作業をサポートすることで、PMはよりクリティカルばプロジェクト管理に集中することができるでしょう。

PMOエキスパートは、プロジェクトのルールを策定し環境改善を行い、プロジェクト管理を画一化させる役割をもっています。PMOの職種のなかでも幅広い業務を行うため、知識や経験などの高度なスキルが要求されます。

主な仕事内容は、プロジェクト進捗の可視化や文書化、プロジェクトにおける情報収集方法の構築やその社内定着の実施、プロジェクトで扱うツールの開発や改善、顧客の要件やニーズの把握、人材育成などが挙げられます。PMOエキスパートには、プロジェクト管理に関する豊富なスキルをもっている人材を配置することで、よりスムーズにPMの支援が行うことができるでしょう。

PMOマネージャーは、PMOチームを管理するための業務を行う役割をもっています。主な仕事内容は、PMO組織戦略の確立、PMOメンバーの勤怠管理や教育、PMO組織の予算管理、プロジェクトにおけるルール管理、プロジェクト成果の安定化などが挙げられます。PMOも組織となる場合が多く、1つの部門として扱われるため、PMO組織を管理するマネージャーが必要です。

PMOを導入するメリット・デメリット

ここからは、PMOを導入するメリットとデメリットについて解説します。

PMOを導入する最大のメリットは、システム開発の進捗管理が徹底できる点です。小規模のシステム開発プロジェクトの場合、PM1人でプロジェクト全体を管理することも可能でしょう。しかし、プロジェクトが大規模や複雑になるほど、PM1人でプロジェクトを管理することができなくなります。

近年では、新しい技術への対応や働き方の多様化などで、協力会社などの人員管理の手間も増加傾向にあります。PMOを導入すれば、PMの管理業務の負担減少につながり、プロジェクトが円滑に進行させることが期待できるでしょう。したがって、PMOを導入することで、プロジェクト管理の強化に直結させることができます。

PMOを導入するデメリットは、進捗管理に重視しすぎて、コミュニケーション不足や他部署への無関心をもたらしてしまう可能性があることです。PMOが進捗管理に関して集中しすぎると、現場の細かい部分に気を取られてしまうことも多くなります。

PMOの主な役割は進捗管理ですが、最も重視すべき点はプロジェクト案件を成功に導くことです。進捗管理にのみ注力しているPMOも少なくありません。進捗管理にのみ追求してしまうと、各部門との連携が上手くとれず、業務の境界が曖昧となり、グレーゾーンといわれる部分は誰も手をつけない場合もあります。これではプロジェクトは失敗してしまいます。PMOの仕事はプロジェクト管理するだけではなく、チームメンバーの人間関係を適切に築き上げ、チーム全体の能力を向上する役割もあることに注意する必要があります。

PMOに求められる4つのスキル

ここからは、PMOに求められるスキルについて4つご紹介します。

PMOにはプロジェクトマネジメントに関するスキルが必要です。PMOはプロジェクトの意思決定を実際に行う場合は少ないかもしれませんが、プロジェクトの計画立案や進捗管理には大きく関わることが多いです。例えば、大規模なプロジェクトでチームが多数ある場合、PMOはプロジェクト開始時点における体制の構築・人員の配置・予算の組立などを担当します。

また、プロジェクト開始した後もプロジェクト全体の管理やPMの支援業務に関わることとなります。そのため、これまでのプロジェクトに参加した経験や、プロジェクトマネジメントに関する高度なスキルが要求されるでしょう。

PMとPLの役割の違いとは？ ―若手エンジニアの疑問にスッキリ回答―

プロジェクト管理の中でも、PMOにとって最も重要な業務が進捗管理です。納期遅延を起こさないことやコスト削減を実現させるために、常に周囲から情報収集を行い、プロジェクトの進捗状況を正確に把握することが求められます。例えば、トラブルが発生した場合、障害の状況を整理するスキルも必要です。

また、リスク予測を事前に行い、早いうちに対策するスキルも求められます。さらに、システム開発のプロジェクトの場合、人員の入れ替えが激しいため人事マネジメントスキルもあると良いでしょう。

PMOは、必須ではありませんが、システム開発に関する知識や経験をある程度もっていると企業から重宝される人材となることができます。PMOが実際にプログラミングなどの開発作業を行うことはありませんが、開発にかんする知識や実務経験がある場合、PMや現場のエンジニアとの相互理解がより深まり、システム開発プロジェクトの進捗状況などについて正確に理解できるでしょう。

スクラム開発とは？エンジニアが知っておきたい情報をまとめました！

PMOにはコミュニケーションスキルが求められます。プロジェクト全体の調整を担当することから、コミュニケーションスキルは欠かせません。PMOは、PMや顧客とやり取りすることが多いです。また、PMやエンジニアを集めて会議を行う場合、PMOはファシリテーターを担当することも多いでしょう。

PMOを導入してシステム開発の効率を向上させよう！

これまでにPMOの詳細やPMとPMOの違い・PMOの職種・メリット・デメリット・PMOになるために必要なスキルについて解説しました。PMOの業務は多岐に渡り、職種も多数あります。PMOの主な役割はシステム開発プロジェクトの進捗管理です。また、PMとPMOの違いは、プロジェクト全体を管理するのがPM、全体の一部をマネジメントするのがPMOと言えます。PMOを導入することで、PMの管理業務の負担減少につながり、プロジェクトを円滑に進ませることができるでしょう。

PMOが担当する役割は、プロジェクトが大規模や複雑になるほど大きくなる傾向があります。PMOも複数人で担当する場合も多く、チームワーク力も重要です。また、近年ではPMO配置のためのサポート活動も活発に行われています。エンジニアとしてのキャリアアップの選択肢の1つとして、PMOを選択してみるのはいかがでしょうか。