RFIとは？詳細やメリット、作成する注意点について徹底解説

そもそもRFIとは？

RFI（Request For Information）とは、企業や官公庁などが業務発注や業務委託を実施する際に、発注先の候補であるベンダーの業者に情報提供を依頼する文書を指します。ここでは、RFIの概要・目的・RFIとRFPの違いやRFQについて紹介します。

RFIは、ベンダー先の製品やサービスなどの情報を収集するための依頼書として利用されることが多いです。一般的にIT業界の場合、システム開発やIT関連業務の委託を実施する前にRFIは発行されます。RFIへのベンダー先の回答例として、カタログ・パンフレット・導入事例の資料などが挙げられます。

RFIの目的は、業務委託を実施する事前準備としての情報収集です。発注元はRFIを利用して、製品やサービスなどについて情報を収集します。決してベンダーを選定することが目的ではありません。

例えば、ベンダーの比較や検討を実施する際に、どのような方法で評価するのかの材料収集のためにRFIを作成することがあります。また、RFIを用いて製品やサービスなどの情報を収集したあと、ビジネスにどう活かすのかを検討する事業展開の発端となることも多いでしょう。

RFP（Request For Proposal）とは、ベンダー先に具体的な提案依頼を実施するための書類を指します。端的に言えば、RFPは「見積依頼」とも言えるでしょう。作業の流れは、RFIを利用してベンダー先の製品やサービスなどの情報収集を行い、製品やサービスを導入するための要件を詳細に整理します。次に、RFPを用いて実際にベンダーに提案依頼を実施します。

RFIの内容を検討した際、業務委託の候補から離脱するベンダーも多いです。そのため、自社のニーズに適合するベンダーのみに対して、RFPを送付します。RFIでは情報提供を求めることが目的ですが、RFPでは自社の要望を詳しく記載するのが特徴です。RFPへのベンダー先の回答は、具体的な提案や正確な見積金額などが記載されていることが多いでしょう。

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RFP(提案依頼書)を作成するメリット、デメリットと活用方法について

RFQ（Request for Quotation）とは、日本語で見積依頼書・見積要求書と訳します。RFQの目的は、自社が求めるサービスや商品の作成をベンダーに依頼する前に、ベンダーに詳細な金額・スケジュール等の見積を提示するよう依頼することです。

RFI・RFP・RFQの3つの文書は、以下の順番・内容でベンダーに提出するのが一般的です。なお、状況によっては3つの文書をすべて使わずにRFIのみ・RFQのみといった場合もあります。

1.RFIで、ベンダーから導入事例・パンフレットなどの情報を収集する 2.RFPで、RFIによって得た情報からより具体的な提案を依頼する 3.RFQで、RFPによって得た具体的な提案に対する詳細な見積を依頼する

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RFIのメリット・デメリット

これまでにRFIの詳細や、RFI・RFP・RFQの違いについて解説しました。RFIを作成することにはメリットが多いですが、デメリットもあります。ここでは、RFIのメリット・デメリットについて詳しく紹介します。

業務委託でサービス・商品の作成・提供を依頼する場合、誰が見ても「正当にベンダーを選定した」というクリアな裏付けが必要です。RFIを利用することで、公平に情報収集した結果からベンダー先を選定したという根拠を明確にすることができます。

例えば、ベンダー先の製品・サービス・システム・ツールなどを導入後に不具合やトラブルが発生した場合、ベンダーを選択した理由をRFIで実証できれば、自社での対応も円滑に行うことができるでしょう。

RFIには、自社が必要としている要望を記載してベンダー先に提出します。ベンダーはRFIの記載に基づいて、製品やサービスなどの基本情報を発注元に提供します。しかし、提供された情報には自社にとって不要な機能が含まれている場合もあります。

そのため、ベンダー先の回答をもとにスクリーニングを実施すれば、自社に必要なものと不要なものを事前に把握できるでしょう。

近年、ビジネスは情報戦と言われることもあります。そのため、他の企業よりも早く新しい情報や有益な情報を入手することは、ビジネスの成功のカギとも言えるでしょう。

RFIの回答には、新しい製品やサービスの情報が含まれていることもあります。RFIから得られた新しい情報を今後の事業展開の検討材料とすることができれば、ビジネスの拡大も期待できるでしょう。

RFIのデメリットは、RFIを作成するための時間・労力の負担が大きいことです。RFIを作成するには、自社がベンダーに求める情報や、作成・提供して欲しい製品・サービスの概要、自社が抱える課題などをわかりやすく記載する必要があります。RFIを作成する時間を十分に確保する必要があるため、工数・人員が不足している場合はRFIの作成が困難です。

RFIの完成度が低いとベンダーからの回答も不明瞭となるため、RFIを作成した時間と労力が無駄になることもあります。

RFIに記載する項目・内容

これまでにRFIの詳細や、メリット・デメリットについて解説しました。では、RFIを作成する際に記載する項目や内容はどのようなものでしょうか。ここでは、RFIに記載すべき項目や内容について詳しく紹介します。

RFIを作成する必要があるということは、業務委託を控えているということでもあります。そのため、RFIを作成した理由や目的、必要な情報について詳しく記載することが大切です。RFIを作成した理由・目的を正確に記載していない場合、ベンダーは趣旨や目的を理解できないため、RFIに対する回答も発注元が期待したものと異なる恐れがあります。

自社に関する情報は、ベンダー先がRFIへの回答を作成する際に、提案内容や記載内容を決める参考資料となります。また、RFIはベンダー先との最初の接触の機会です。ベンダー先に自社のことを正確に把握してもらうことで、新しいビジネスパートナーとしての関係構築にも役立つと言えるでしょう。

RFIは、製品やサービスの情報を収集するだけではありません。新しいビジネスパートナーとして関係を構築したい場合、ベンダー先のことを正確に理解する必要があります。そのため、ベンダー先の「社名」「所在地」「売上高」「従業員数」「事業内容」「グループ企業」「親会社」などの基本情報を記載してもらうことも大切です。

業務委託の実施を控えている場合、ベンダー先の製品やサービスなどの特徴を正確に理解することに加えて、他社と比較した強みについて把握することも大切です。そのため、自社が必要としている製品やサービスなどについて、比較・検討がしやすくなるような基本情報を収集しましょう。

例えば、「製品の名称」「セールスポイント」「リリース時期」「導入実績・事例」「価格プラン」「サポート体制」など、他社と比較しやすい基本的な製品やサービスなどの情報を収集できるRFIを作成します。

企業が製品やサービスを導入する目的は、導入後に売上が向上するといった成果が期待できることです。そのため、製品やサービスなどを導入するにあたって「どのような機能を備えているのか」「どのような成果を出すことができるのか」などがわかる項目をRFIに記載しましょう。

製品やサービスなどの機能はベンダー先によって多種多様です。そのため、RFIを上手く活用して各社の違いを比較・検討できる項目を作成することが大切です。

RFIを作成する際の注意

これまでにRFIの詳細・メリット・デメリット・RFIに記載すべき項目・内容について解説しました。ここでは、RFIを作成する際の注意点を説明します。RFIを初めて作成する方や、RFIを作成したが期待された回答がベンダー先から返ってこなかった方などはぜひ参考にしてください。

RFIに記載する内容は、シンプルかつ明瞭にすることが重要です。RFIを作成する際は、ベンダーの立場になって作成しましょう。簡潔なRFIであれば、ベンダー側も回答しやすいため正確な情報を提供してくれるでしょう。一方でクリアでない回答が返ってきた場合、RFIの内容がベンダーに正しく伝わっていない可能性が高いと言えます。

ビジネスはタイミングが重要です。理想的なビジネス設計だったとしても、タイミングを逃すと価値が低くなる可能性があります。そのため、ベンダーが少ない時間で回答できるようにすることが大切です。RFIはベンダー先の選定が目的ではなく、情報収集が目的であることを意識しましょう。RFIは細部にこだわらず作成することも重要です。

注意点を意識して適切なRFIを作成しよう！

これまでに、RFIの詳細・メリット・RFIを作成する際の項目・内容、注意点について解説しました。RFIとは、業務委託などを実施する際に、発注先の候補である業者に情報提供を依頼する文書のことを言います。RFIの目的は、あくまでも業務委託などを実施するための情報収集です。

RFIを利用することで、正当なベンダー選定を行ったという裏付けを取ることができます。また、ベンダー先からの回答をもとに、スクリーニングを実施することで、自社に必要なものと不要なものを事前に把握することも可能です。さらに、RFIを用いることで、ビジネスに活かすことができる新しい情報収集も行える可能性もあります。

RFIに記載する項目や内容には注意しましょう。自社が必要としている情報を簡潔に書くことや、細かすぎる内容をRFIに記載するのは控えることが大切です。また、ベンダー先の目線に立ってRFIを作成することで期待していた回答をもらうことができるでしょう。