そもそもRFIとは？

RFIとは「Request For Information」の略称で、企業や官公庁などが業務発注や業務委託を実施する際に、発注先の候補であるベンダーなどの業者に情報提供を依頼する文書を指します。ここでは、RFIの概要・目的・RFIとRFPの違いについてご紹介します。

RFIは、ベンダー先の製品やサービスなどの情報収集するための依頼書として利用されることが多いです。一般的にIT業界の場合、システム開発やIT関連業務の委託を実施する前にRFIは発行されます。RFIへのベンダー先の回答例として、カタログ・パンフレット・導入事例の資料などが挙げられます。

RFIの目的は、業務委託などを実施するための情報収集です。RFIを利用して発注元は製品やサービスなどついて多くの情報収集を行います。ベンダーを選定することが目的ではないことに注意が必要です。例えば、ベンダーの比較や検討を実施する際に、どのような方法を用いて評価を行うのか、材料収集のためにRFIを作成することがあります。また、RFIを用いて製品やサービスなどの情報を収集した後、ビジネスにどう活かすのかのように、RFIは事業展開の発端となることも多いでしょう。

まずRFPとは「Request For Proposal」の略称で、ベンダー先に具体的な提案依頼を実施するための書類を指します。端的に言えば、RFPは「見積依頼」とも言えるでしょう。流れは、RFIを利用してベンダー先の製品やサービスなどの情報収集を行い、製品やサービスを導入するための要件を詳細に整理して、RFPを用いて実際にベンダーに提案依頼を実施します。

RFIのときに業務委託を実施する候補から離脱するベンダーも多いです。そのため、自社のニーズに適合できるベンダーのみに対して、RFPを送付し提案を行います。RFIでは情報提供を求めることが目的ですが、RFPでは自社の要望について詳細に記載されているのが特徴です。したがって、RFPへのベンダー先の回答は、具体的な提案についてや、正確な見積金額などが記載されていることが多いでしょう。

RFIの3つのメリット

これまでにRFIの詳細や、RFIとRFPの違いについて解説しました。RFIを作成することにはメリットが多くあります。ここでは、RFIのメリットについて詳しく紹介します。

業務委託などを実施する場合、誰が見たとしても正当なベンダー先の選定が実施されたというクリアな裏付けが必要です。RFIを利用することで、公平に情報収集した結果からベンダー先を選定したという根拠を明確にすることができます。

例えば、ベンダー先の製品・サービス・システム・ツールなどを導入後、たとえ不具合やトラブルが発生したとしても、なぜそのベンダーを選択したのかをRFIで実証できれば、自社における対応も円滑に行うことができるでしょう。したがって、RFIは正当なベンダー先を選定したという根拠として利用することができます。

RFIには、自社が必要としている要望を記載してベンダー先に提出します。ベンダーはRFIの記載に基づいて、製品やサービスなどの基本情報を発注元に提供します。提供された回答情報には、自社にとって不要と思われる機能がある場合も少なくありません。

したがって、RFIを提出した後のベンダー先の回答をもとにスクリーニングを実施すれば、自社に必要なものと不要なものを事前に把握することができるでしょう。

RFIを提出した後の回答のなかには、新しい製品やサービスの情報が含まれていることもあります。RFIから得られた新しい情報をもとに、今後の事業展開の検討材料とすることができれば、ビジネスの拡大も期待できるでしょう。

近年、ビジネスは情報戦とも言われることもあります。よって、他の企業よりも迅速に新しい情報や有益な情報を入手することは、自社におけるビジネスの成功のカギとも言えるでしょう。したがって、RFIを利用することで、新しい情報などの幅広い情報収集ができます。

RFIに記載する項目・内容

これまでにRFIの詳細や、メリットについて解説しました。では、RFIを作成する場合に記載したほうがよい項目や内容はどのようなものでしょうか。ここでは、RFIに記載すべき項目や内容について詳しく紹介します。

RFIを作成する必要があるということは、業務委託などを控えているということでもあります。そのため、RFIを作成した理由や目的、必要な情報について詳しくRFIに記載することが大切です。例えば、これらの情報を正確に記載していない場合、ベンダーは趣旨や目的を理解することができないでしょう。そのため、RFIに対する回答も期待しているものと異なる可能もあります。

自社に関する情報は、ベンダー先がRFIへの回答を作成する際に、提案内容や記載内容を決めるための参考資料となります。また、RFIはベンダー先との最初の接触の機会です。ベンダー先に自社のことを正確に把握してもらい、ベンダー先から製品やサービスなどに関する情報を入手するという流れは、新しいビジネスパートナーの関係構築にも役立つと言えるでしょう。

RFIは、製品やサービスの情報収集するだけではありません。新しくビジネスパートナーの関係を構築したい場合、製品やサービスなどを提供しているベンダー先のことについても、正確に理解する必要があります。そのため、ベンダー先の「社名」「所在地」「売上高」「従業員数」「事業内容」「グループ企業」「親会社」などの基本情報について記載してもらう項目をRFIの内容に取り入れることも大切です。

業務委託を実施することなどを控えている場合、ベンダー先の製品やサービスなどの特徴を正確に理解することに加えて、他社と比較した強みについて把握することも大切です。そのため、自社が必要としている製品やサービスなどについて、比較や検討が実施しやすくするための基本情報を収集することが求められるでしょう。

したがって、「製品の名称」「セールスポイント」「リリース時期」「導入実績・事例」「価格プラン」「サポート体制」など、他社と比較できるような、基本的な製品やサービスなどの情報について記載してもらう項目もRFIに取り入れることが重要です。

企業が製品やサービスを導入する目的は、導入後に売上の向上などの成果が期待できることです。よって、製品やサービスなどを導入するにあたって「どのような機能を備えているのか」「どのような成果を出すことができるのか」などを回答してもらえる項目をRFIに記載することも大切です。

また、製品やサービスなどの機能は、ベンダー先によって多種多様と言えます。したがって、RFIを上手く活用できるように、これまでにも説明したような各社の違いを比較や検討できる項目を作成することがおすすめです。

RFIを作成する際の注意

これまでにRFIの詳細・メリット・RFIに記載すべき項目・内容について解説しました。RFIを作成する際に注意すべき点もあります。ここでは、RFIを作成する際の注意点について詳しく紹介します。RFIを初めて作成する方や、RFIを作成したが期待された回答がベンダー先から返ってこなかった方などはぜひ参考にしてください。

RFIに記載する内容は、シンプルで明瞭にすることが重要です。RFIを作成する際は、ベンダー先の立場になってみることも大切でしょう。簡潔にRFIを作成することで、ベンダー先から回答が返ってきて、比較や検討を実施する際に、効率の向上が期待できます。例えば、クリアでない回答が返ってきた場合は、RFIの内容がベンダー先にとって理解しづらかった可能性が高いと言えるでしょう。

ビジネスは機会のタイミングが重要です。たとえ理想的なビジネス設計だったとしても、タイミングを逃してしまうと価値が低いものとなってしまいます。よって、ベンダーの回答期限が短期間に収まるようにすることが大切です。RFIはベンダー先の選定が目的ではなく、あくまでも情報収集が目的であることを意識しましょう。したがって、RFIは細部にこだわらず作成することも重要と言えます。

注意点を意識して適切なRFIを作成しよう！

これまでに、RFIの詳細・メリット・RFIを作成する際の項目・内容、注意点について解説しました。RFIとは、業務委託などを実施する際に、発注先の候補である業者に情報提供を依頼する文書のことを言います。RFIの目的は、あくまでも業務委託などを実施するための情報収集です。

RFIを利用することで、正当なベンダー選定を行ったという裏付けを取ることができます。また、ベンダー先からの回答をもとに、スクリーニングを実施することで、自社に必要なものと不要なものを事前に把握することも可能です。さらに、RFIを用いることで、ビジネスに活かすことができる新しい情報収集も行える可能性もあります。

RFIに記載する項目や内容には注意しましょう。自社が必要としている情報を簡潔に書くことや、細かすぎる内容をRFIに記載するのは控えることが大切です。また、ベンダー先の目線に立ってRFIを作成することで期待していた回答をもらうことができるでしょう。