Notionのリレーション・ロールアップとは？データベースの便利な機能の使い方を解説

Notionのリレーションとは

Notionのリレーションは、データベース同士を関連付ける機能を指します。データベース同士のリレーションを作成すると、データを統合的に管理できるため非常に便利な機能といえるでしょう。

本記事ではNotionにおけるリレーションの機能の概要と、リレーションの使い方を解説します。普段から会社でNotionを利用している方や、これからNotionを活用したい方は、ぜひ参考にしてください。

【参考】：Notion公式

Notionのリレーションを活用する場面

Notionのリレーションはデータベースを関連付ける機能だと説明しましたが、具体的にリレーションを活用する場面は、どういうところでしょうか。リレーションは様々な場面で使用されていますが、顧客管理を始めとする業務で活用することが多いでしょう。

顧客管理の例でいえば、システムなどで顧客のデータベースと自社商品のデータベースを管理している企業が多いかと思います。このような場合、顧客のデータベースと商品のデータベースが関連付けられていると、誰がどの商品を購入したのかを把握できます。

さらに、そのデータを解析することで、年代や性別ごとに顧客の好みやニーズを発見することができます。こちらはあくまで1つの例にすぎませんが、データベースをリレーションさせることでビジネスの課題を発見したり、需要を把握したりすることに役立ちます。

その他にも、プロジェクトのタスク管理や、スケジュール管理、顧客管理なども効率的に行うことができるため、リレーションをうまく活用することは、非常に重要なことだといえるでしょう。 

Notionのリレーションをする方法

ここまで、リレーションの概要について解説しましたが、ここからは具体的なリレーションの活用方法をご紹介します。

時間のある方は本記事を参考にしながら一緒に手を動かしてみましょう。その際、リレーションを作成するためにサンプルのデータベースを2つ用意してください。

データベースの作り方が分からない方は、本記事でデータベースの作り方も簡単に紹介していますので、そちらも参考にしつつ作業を進めてみましょう。

では早速、データベースを作成しましょう。Notionにログインし、新規ドキュメントを作成します。「新規ページ」をクリックし、新規ドキュメントを表示しましょう。その後、画面左側のメニューから、「テーブル」をクリックしましょう。

すると、テーブルの種類がいくつか表示されます。候補の中にある、テーブルビューをクリックし、「新規データベース」をクリックしましょう。

新規データベースを選択すると、画面が切り替わります。画面が切り替わったら、データソースを選択してデータベースの名前を決めます。データソースがない方は、新規データベースを作成します。

任意のタイトルを付けたら、次はプロパティを設定していきましょう。

Notionでのプロパティは、例えばテキストや数値、ドロップダウンメニューで選択ができるセレクトやマルチセレクト、ステータス、日付などがあります。これらはテーブルデータに関わるデータの種類を管理しています。

本記事では、試しに下図のようにテキストと数字のプロパティを設定しました。この手順をもう1度繰り返し、まずは2つのデータベースを作成します。

データベースの中の値は任意のもので構いませんので、データベースがない方は本記事を参考にしつつデータベースを作成してみましょう。

【参考】：Notion公式　プロパティについて 【参考】：Notion公式 リレーションについて

データベースが2つ作成できたところで、本題のリレーションを行います。

ちなみに前述で紹介しましたが、テーブルのデータの種類を管理しているプロパティでは、リレーションやロールアップなど、データベース同士の関係性も管理しています。そのため、リレーションを追加したい場合にはプロパティの設定を行う必要があります。

まず、データベースの右上に3つ点が並んでいるアイコンがありますので、そちらをクリックしましょう。

すると、プロパティを選択できます。プロパティの種類から「リレーション」を選択し、リレーションをしたいデータベースを選びます。

任意のデータベースを選択したら、「リレーションを追加」ボタンをクリックしてください。リレーションの設定は以上です。リレーションを追加したデータベースにカーソルを合わせると、リレーション先のデータが表示されるようになりました。

双方向のリレーションを設定する

前述までの設定では、リレーションは1方向でしたが、双方向のリレーションも設定可能です。両方のリレーションから編集をしたい場合には、こちらの双方向のリレーションを行いましょう。

こちらも設定方法は非常に簡単ですので、ぜひ一緒に手を動かしてみましょう。先ほどと同様にデータベースのプロパティを選択し、その後リレーションをしたいデータベースを選択します。この際、「リレーションを追加」のボタンを押す前に、「（データベース名）に表示」を選択しましょう。

双方向のリレーションを設定する方法は以上です。もし、双方のデータベースから編集したい場合はこちらの設定を行ってください。

Notionのリレーションに設定されているオプションは以下の3つです。このオプションでは、設定しておくと使い勝手が良くなるような機能が用意されています。それぞれ必要に応じて設定してみましょう。

■プロパティとして表示する

リレーションの表示オプションを表示したい場合は、データベースの「リレーション」を選択後、「プロパティとして表示」を選択しましょう。リレーション先の情報が、プロパティとして表示されるようになります。

■ページセクションとして表示する 次に、ページ本体の上にセクションとして表示する場合に、このオプションを使いましょう。こちらも「リレーション」という部分を選択し、「ページセクションとして表示する」を選べば設定は完了です。

■コンテンツの内容を非表示にする リレーション先のコンテンツは、必要な時にしかみない場合は「最小化」というオプションを設定してみましょう。データベースの「リレーション」というメニュー項目から「最小化」を選択すると、コンテンツの内容は下図の赤枠部分のアイコンをクリックしなければ、見えない状態に変わります。

【参考】：Notion公式 リレーションについて

Notionのロールアップをする方法

Notionでは、リレーションの設定を前提に行うロールアップという機能があります。こちらの機能は、データの集約などに役に立ちますので、余裕のある方は、ぜひこの機能も参考にしてみてください。ここからは、Notionのロールアップについてご紹介します。

作業の手順自体は非常に簡単ですので、業務で集計を行う必要のある方は、こちらもぜひ参考にしてください。

では、ロールアップを設定してみましょう。先ほどリレーションの設定で使用したデータベースに、プロパティを追加します。プロパティの種類は「ロールアップ」を選択しましょう。

ロールアップでは、ロールアップしたいプロパティと、どの計算をするのかを選べます。計算の種類は合計・平均・中央値・最大・最小・範囲などさまざまな計算が可能です。試しに、ご自身のしたい計算方法を選択してみましょう。

プロパティと計算の種類を選択したら、ロールアップの列の下にある「計算」ボタンが表示されますので、それを押します。計算結果が表示されれば、設定は成功です。

【参考】：Notion公式 ロールアップについて

リレーションを活用してNotionを便利に使おう

Notionのリレーション機能は、業務を効率的に行ったり、ビジネス上の課題を発見したりする上で便利なものだと分かりました。

またリレーションだけでなく、ロールアップも非常に便利な機能ですので、こちらも合わせて使いこなせると、より業務の効率化などを目指せるでしょう。

リレーションやロールアップの使い方はそれほど難しくありませんので、興味のある方はぜひ本記事を参考にしてリレーションを行ってください。