RPAの使い方について解説！導入に失敗しやすい点についても紹介

RPAツールの使い方

RPAとは「Robotic Process Automation」の略称であり、コンピューター上で実施される業務プロセスや作業を人間の代わりに自動化する技術を指します。RPAツールを導入したら、どのようなことができるようになるか気になる方は多いはず。ここでは、どのようなことにRPAツールを使用できるのか詳しく紹介します。

ECサイトの受注・発送業務では、既にフローが決められていることが多いです。そのため、受注・発送件数を請求書のフォーマットなどに出力する定型業務が多いため、RPAツールを利用して自動化させることに向いていると言えます。

RPAツールは、データを分析・解析して、レポートを作成する作業も得意としています。データ入力・抽出などの単純作業は、手順が定まっているのが理由の1つとして挙げられます。例えば、「週ごと・月ごと・年ごと」などのデータを分析して、レポートを作成することもRPAツールを使用すれば可能です。また、膨大なデータを扱う業務なため、RPAツールで自動化できれば、業務効率の向上が期待できます。

RPAツールは、電話・メールによる問い合わせに対するサポート業務にもよく用いられます。例えば、NTTアドバンステクノロジ社が提供している国内の市場シェアが最も高いRPAツール「WinActor」を使用すれば、オペレーターによるパソコン業務からクライアントのサポートまで自動化することが可能です。定型メールを送付する業務をRPAツールで自動化するケースはよくありますが、近年のRPAツールではさらに幅広い内容の問い合わせに対応できるように発展しています。

RPAツールの使い方で失敗しやすい点

RPAツールを導入してみた結果、失敗したという声も少なくありません。RPAツールを使用する上で、どのような失敗点があるか知っておくことは大切です。ここでは、RPAツール使い方ので失敗しやすい点について詳しく紹介します。

RPAツールには得意分野と苦手分野があります。そのため、RPAツールが得意とする業務に適用しなければ効果は薄いでしょう。RPAツールが得意とするのは「定型業務」「単純業務」などが挙げられます。RPAツールを導入する際には、自動化させたい業務の洗い出しを行い、RPAツールが得意とする分野かどうか確認することが重要です。

RPAツールの導入時は、シナリオやロボットを作成して業務フローを覚えさせる必要があります。作成方法についてはプログラミングと似ている部分が多数あります。そのため、シナリオやロボットの作成には、エクセルなどのオフィスツールを使いこなせるスキルだけではなく、さらに広範囲で高度なスキルが要求されるでしょう。

もちろん、プログラミングが理解できないとRPAツールを導入することができないわけではありません。しかし、ITに関する知識がほとんどない場合にはシナリオやロボットの作成が難しいと感じることが多いです。RPAツールを使いこなすための勉強には、多くの時間を要します。そのため、プログラミングスキルを持つ人材が少ない企業では、「WinActor」やUiPath社が提供している「UiPath」などの、プログラミングスキルが不要なRPAツールを選ぶのがおすすめです。以上からも、自社に合うRPAツールを導入することが重要と言えます。

RPAツールにトラブル・不具合が発生したときに、どの部分で起こっているのか障害の切り分けをしたり、適切に状況を把握したりするために、ITに関する専門知識が必要とされます。RPAツールは他のアプリやツールとシステム連携させて稼働していることが多いため、全体の仕組みを網羅的に理解することも大切です。

ITに関する知識に不安がある企業や充分なサポート体制を必要としている企業は、サポート体制が豊富なRPAツールを選択するのがおすすめです。シナリオ作成のときと同様で、自社の環境を把握して、適切なRPAツールを導入することが重要と言えます。

主要なRPAツール

これまでにも説明しましたが、RPAツールを導入する際には、自社の環境に合ったツールを選ぶことが大切です。ここでは、具体的なRPAツールについて詳しく紹介します。

WinActorは、NTTアドバンステクノロジ社が提供しているRPAツールです。大手企業から中小企業まで多くの企業が導入しているRPAツールで、導入実績が豊富です。WinActorは自動化できる範囲が幅広いため、業務を絞り込まないで広範囲で自動化させたいと考えている企業におすすめです。

WinActorはユーザーインターフェースが優れており、直感的に操作できるため、初めてRPAツールを使用する方でも使いやすいのが特徴と言えます。また、WinActorは日本の企業が開発したため、日本語のマニュアルが用意されており、日本語でサポートを受けられるのも特徴です。勉強会も多数行われているため、導入後でも知識を深めてよりよい使い方を学べます。 （参考：https://winactor.biz/ ）

UiPathは、UiPath社が提供しているRPAツールです。UiPathの市場シェアは高く、大手企業に多く導入されているRPAツールの1つです。ドラッグ＆ドロップなどで簡単にロボットを開発できるため、RPAツールを初めて導入する企業にもおすすめです。

アメリカの企業が開発したRPAツールですが、日本語のマニュアルも用意していてあるのが特徴です。また多くの企業が導入しているため、導入実績が豊富で、本やインターネットの情報を通じて使い方を学べます。しかし、充実したサポート体制を要望する場合には、日本で開発されたRPAツールのほうが安心と言えるかもしれません。 （参考：https://www.uipath.com/ja/ ）

Robo TANGOは、スターティアレイズ社が開発しているRPAツールです。サポート体制が充実しているのが特徴です。例えば、RPA導入支援ソリューションを利用すれば、導入前の業務分析をしてもらうことができます。そのため、RPAツールを導入したほうが良いのか、Excelツールで充分なのかなど判断してもらうことが可能です。したがって、情報システム部門がないような中小企業など、サポートがきちんとしているRPAツールを導入したいと考えている企業におすすめのRPAツールと言えます。Robo TANGOの記録ツールを利用し、自動化したい業務を記録すればロボットの作成が可能です。 （参考：https://reiworq.com/robotango/ ）

Blue PrismはイギリスにあるBlue Prism社が提供しているRPAツールです。セキュリティ面の安心さに定評があるのが特徴です。膨大なデータを一元化して管理することができるため、大企業に導入がおすすめされるRPAツールの1つです。例えば、金融業界など、セキュリティ管理が厳しい業界にとって重宝されるRPAツールとも言えるでしょう。Blue Prismでは、セキュリティに関する権限・パスワードの管理は集中して行うことができるため、情報漏えいなどのリスクを軽減させることができます。 （参考：https://www.blueprism.com/japan/ ）

NICEは、NICE社が提供しているRPAツールです。コールセンター業務の1つである「アフターコールワーク」を自動化させるために開発されたRPAツールでもあり、ヨーロッパ・アジアなど海外でも人気のあるRPAツールです。NICEには、半自動ロボ・業務プロセス可視化ツールも含まれているため、業務の効率化が期待できます。

光学式文字認識（OCR）・チャットボット・AIなどの技術を使用しているため、定型作業を簡単に自動化することができます。コールセンターの電話接続装置とシステム連携させ、業務拡張を行うことも可能です。実行結果をリアルタイムで確認できる機能もあり、トラブルや不具合の発生状況も確認しやすく、パラメータの設定の修正・変更・更新がしやすいRPAツールとも言えます。 （参考：https://www.nice.com/websites/RPA/jp/ ）

自社の適した使い方に合わせてRPAツールを導入しよう！

これまでに、RPAツールの使い方・RPAツールの使い方で失敗しやすい点・主要なRPAツールについて解説しました。RPAツールを使用すれば、「ECサイトの受注・発送」「データ分析・レポート作成」「電話・メールのサポート」などを自動化させることが可能です。

RPAツールは非常に便利なツールですが、導入に失敗してしまう企業も少なくありません。RPAツールには、得意分野と苦手な分野があるのが理由の1つとして挙げられます。RPAツールは「定型業務」「単純業務」を自動化させることが得意です。

RPAツールにはさまざまな種類のものがあるため、自社の環境を明確にし、サポート体制や必要な機能が備わっているRPAツールを導入することが大切です。