自動処理可能なRPAにも様々なデメリットがある

業務効率化を図れるRPAは自動処理などメリットが様々ありますが、その反面デメリットも存在します。それらをしっかりと把握し、RPAを自分のビジネスへどういう風に導入していくのか検討が必要です。

この記事でポイントを押さえ、RPAのデメリットを改善できる仕組みを考えていきましょう。

RPAでは様々な処理だけでなく、ログインなどの重要な管理も行っています。例えば、ログインが必要なシステムを使用する場合に、RPAでログイン時に使うIDやパスワードを記録することができます。1度登録すれば、次回の作業時に記憶した情報を活用できます。

業務効率化を図れる反面、情報としてRPAに記録する際には、ログインIDやパスワードを不正利用させないことが重要です。これらは漏洩してしまうリスクもあり、不正利用されれば会社に多大な悪影響を伴ってしまうデメリットがあります。

不正利用は第三者がアカウントを使ってシステムへログインしたり乗っ取ったりする行為だけでなく、社内からアクセスする時の権限で発生することもあります。

また社内でシステム運用を行う中で、複数のシステムを1つのRPAで共有していく場合にも注意が必要です。アクセス権限などで共有した情報で漏洩などが発生すると、適切な管理ができないだけでなく全てのシステムで不正利用のリスクを負ってしまうことも。適切にアクセス権限が管理できていないと、他部署へのアクセスや重要事項などを確認できない状態になることもあります。

最悪の事態になってしまうと想定外の情報漏えいが発生するため、セキュリティ体制を疎かにしないように意識共有し、システム内のセキュリティ強化を行う必要があります。

RPA導入後に担当者が異動や退職をした場合に、必ず引継ぎを行える体制を作る必要があります。自動化している業務の引継ぎがしっかりとできなければ、RPAで処理している作業について不透明になってしまうことがあり、誤作動や異常によるシステム停止が発生した際の対応が困難になります。このように、自動処理を行う業務がブラックボックス化してしまう点が多々発生します。

また、RPAを導入したシステムの管理者が不在となり、そのまま放置されるケースもあります。これはテスト導入などでRPAを作成し、役目を終えた時にRPAを導入したまま長期間放置することで起こってしまいます。

管理者が不在で引継ぎができていないと誰も内容を把握できず、上書きなどをきっかけに情報漏えいや誤作動を引き起こす可能性もあります。適切な設定変更などを行えるように対策が必要です。

さらに、メンテナンスや復旧を行う際に、処理などのフローを確認できる人がいなければ対応が遅れてしまうこともあるため注意しなければなりません。

RPAは様々なシステムやアプリケーションを連携して自動処理を行いますが、アップデート対応などで変化が起こると対応できなくなります。RPAはシステムのフローや変更点は学習できず、自ら処理方法を改善させることができません。

システム変更をする際には、事前にRPAでどのような処理を行っているか注意して対応しなければなりません。現場や各部門の連携も必要で、不十分だとRPAが誤作動を起こします。

時には停止して再起動まで時間がかかる可能性もあるため注意してください。変更時は関連システムやアプリケーションについて、影響が出ないか事前にチェックしておきましょう。

経営上RPA導入による様々な検討項目が生まれる

これからRPAの導入を検討する際には、自動処理や業務効率化などのメリットを十分活かしたいところです。

ただ、RPAを利用する社員や経営側は業務フローなどの再検討を行うこともあり、RPAを導入することで起こり得るデメリットも表面化していきます。様々な観点でRPA導入後のデメリットを把握し、早い段階で改善していくことも求められます。

ある社員に任せた業務をRPAに変えることによって、人員配置に悩まされるケースがあります。自動化によって運用をスムーズに行えますが、一部の担当者に任せたままにするのは危険です。

ツールで専門知識がなくても簡単に動かすことができますが、属人的業務となると他者とノウハウが共有されないこともあります。

RPAはプログラミング的な側面が含まれます。業務が複雑化するほどその側面は強くなり、自動化に携わった担当者しか内容を把握しておらず、変更があっても修正できないといったトラブルにつながりやすくなります。 

また、RPAに必要なプログラミング技術を理解している場合でも、他者が作成した自動化プログラムを修正するのは時間がかかります。

このような状況に陥りやすい主な原因は、担当者の知見を広く共有して管理していないことに原因があります。中でも、担当者が業務内容を個人的な判断で変更した際に属人化が起きる可能性が高くなります。

従来のシステムに対してRPAを導入することによって、社員は少なからずインパクトを受けます。今まで長い年月をかけて人力で処理を行っていたことを、RPAによって自動化すると仕事内容が変わるためです。

RPAを導入すれば業務効率化に十分役立てられますが、その分業務フローの見直し・改善も必要です。業務のやり方を改めて覚え直さないといけないため、経営側としては社員の負担も検討しなければなりません。

RPAは導入時に現場で作業する社員の理解が必要で、協力や理解を得られない状態で導入すると定着しません。社員も業務フローを変えずに作業を進めるため、導入コストが無駄になることも。

事前に困っている部分や業務フローで遅延などが生じる部分を洗い出し、RPAを導入して業務フローが変わるかチェックしておきましょう。また無理なく導入ができるか判断し、社員も納得したところで導入しましょう。

事務作業などの処理を反復して行うRPAは、これまで社員が行っていた定例作業に活用できます。しかし、常に変化する業務などには対応できず、時には業務フローやシステムでトラブルになってしまうことがあります。

労働環境を変えていく中で、処理が常に同じかどうかのチェックが求められます。そして、RPAが十分活用できるか判断してコストをかけ、変化が起こる作業は継続して社員に任せていくことも求められます。

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RPAの問題点をクリアし、業務効率化を目指す

自動処理によって業務効率化を目指せるRPAですが、変化する作業には対応できないなどのデメリットがあります。

コストをかけてRPAを導入する際は、問題点をクリアしながら活用しなければなりません。リスクを最小限に抑え、RPAの導入を成功していくことが重要です。

RPAは自動化を行う業務に活用できますが、あらかじめ対象業務を仕分けることが重要です。どの作業にRPAを活用するか検討し、社員にも教育を進めてください。

プログラミングが一部入ってくるため、社員にもRPAにも覚えてもらう時間が必要です。時間を割いて細かく内容を精査してから導入しましょう。

また、見合ったツールを選定することも重要で、デメリットが多い製品を購入するとコストが高くなります。選定時はプログラミングしやすく、誰もが画面で見ながら操作ができるといいでしょう。UIなども検討し、業務効率化を目指せるRPAの選択が必要です。

引継ぎができずにブラックボックス化しないように、担当者間での引継ぎなどを業務フローやマニュアル化していくことも必要です。

仕分けした際にRPAを活用する部分について明記しておき、利用方法などをわかりやすく伝えていけるようにしましょう。誰もが閲覧できる状態にしておき、変更時にスムーズに更新できる体制作りも重要です。

業務の高速化が見込めるRPAはロボットなため、常時稼働が可能です。休まずに処理を行えますが、トラブルの発生も多々あります。

その中でも災害などで電気系統でトラブルが生じると、RPAが止まってしまうことがあります。UPSなどを活用してリカバリープランを練り、少しでも想定外のトラブルに備えるようにしてください。

また、サイバー攻撃などでRPAがダウンしないように、セキュリティ面の準備も必要です。作業手順などでミスが起こらないように社員教育を行い、セキュリティ面でのリテラシー教育も行いましょう。

RPAのメリット・デメリットを理解して業務効率化を図ろう

業務効率化を目指せるRPAはメリットも多いですが、少なからずデメリットも存在します。時にはコストが高くなることや、社員の体制変更なども余儀なくされることでしょう。その中でRPAを業務フローの改善に役立て、トラブルに対応できる準備をすることが大切です。