Gsuiteとは？Gmailとの違いや後継のGoogle Workspaceでは何ができる？

GSuiteとは？

「G Suite」（読み方はジースィート）について、名前を聞いたことがある方は少なくないでしょう。「G Suite」の'G'はGoogleの'G'です。

「G Suite」は皆さんご存知のGmailを含む、Googleが提供するクラウド型のグループウェアです。その前身はGoogle Apps for Business（通称、グーグルアップス）で親しまれてきましたが、2020年10月にリブランディングによって「Google Workspace」に名称が変更されました。

この記事では、「G Suite」から発展した「Google Workspace」について、その特徴やメリットなどについて解説していきます。

Google Workspace（グーグル ワークスペース）は、それまで親しまれたクラウド型グループウェア「G Suite」の後継に当たり2020年10月に主に組織向けのサービスとして誕生しました。

Google Workspaceは高度なセキュリティや稼働率99.9%を保証しており、よりビジネス向けのサービスとしてアップグレードしています。

また、従来教育機関向けに提供されていた「GSuite for education」は「Google Workspace for Education」として刷新され、無償プランから有償プランまで、ラインアップが拡充されています。

さらに、2021年6月にはGoogle Workspace の多くの機能が無料で提供されることとなり、小規模ユーザーや個人ユーザーまで幅広くカバーするグループウェアとなりました。

【参考】：Google Workspace公式サイト 

G SuiteとGoogle Workspaceでは何が変わったのか、両者の違いについて見ていきましょう。基本的な機能やサービス内容に関する大きな変更はありませんが、主に以下のような点が変更されています。

■最大利用人数に制限

G Suiteでは利用人数制限が設けられていませんでしたが、Google Workspaceでは300名未満の人数制限が設けられました。300名以上利用の場合には、「Enterpriseプラン」の選択が求められます。

■ストレージ容量制限

G SuiteのBasicプランは30GB、BusinessとEnterpriseでは容量無制限でしたが、Business Starterは30GB、Business Standardで2TB、Business Plusは上限が5TBとなっています。Enterprise StandardとEnterprise Plusでは容量制限はありません。

■アプリ間連携の強化

Google Workspaceはアプリ間連携が強化され、チャット・メール・ビデオ会議の機能が1か所にまとめられ、操作性が向上しています。

■ドキュメントの共同編集

Google WorkspaceのGoogle Chatではファイルやタスクの共有機能が追加され、ドキュメントやToDoリストの共同編集が可能となり、チーム作業の効率化を図れます。

■セキュリティ強化

Google MeetやGoogle Chatのセキュリティが強化され、主催者によるモニタリングやコントロールが行えるようになります。

他、フィッシング対策機能がGoogle Chatに拡張され、悪意のあるサイトなどへのアクセスを防ぎます。

2022年2月時点では、「G Suite」と「Google Workspace」のサービスは併存してしますが、2022年7月1日に無償版の「G Suite」がサービス終了となります。法人などの組織で2022年7月2日以降もサービスを利用する場合には、有償版の「Google Workspace」に移行する必要があります。

Google Workspace の特徴や機能

多くの方はGmail、Googleドキュメント、Googleスプレッドシートを無料で利用されていることでしょう。それ以外に有料のGoogle Workspaceでは何ができるのでしょうか？

Google Workspaceはクラウド型のグループウェアとして、「メール」に加えて「カレンダー」や「オンラインストレージ」、「ビデオ会議」などのビジネスで必要とされる機能が一通り揃っています。また、情報共有や共同作業など、組織の生産性向上につながる業務効率化のツールが整っている点が Google Workspace の大きな特徴といえます。

グループウェアであるGoogle Workspaceには多くの機能がありますが、その中から主要な機能に絞って紹介します。

■Gmail 説明するまでもなく、エンジニアの皆さんの大半はGmailアドレスをお持ちで、活用している方も少なくないでしょう。Google Workspaceでは、独自ドメインでのメールアドレスが使え、スマホやテレワーク等でも法人アドレスが使えるメリットは大きいでしょう。

■Googleドライブ プランによって容量は異なりますが、オンラインストレージである「Googleドライブ」が割り当てられ、Officeファイルなどをクラウド上で保存、管理、共有ができます。ドキュメントやスプレッドシート、スライド（ビジュアル資料）などを作成する機能も備わっており、それらの共有や共同編集なども行えます。

■Googleカレンダー 組織やチームで共同利用できるカレンダーです。会議の設定や、イベント共有などが簡単に行え、しかもスマホからも閲覧や更新が行え、チーム活動や業務の効率化に威力を発揮します。

■Google Meet ズームのようなビデオ会議機能です。社内外を問わず、招待すれば誰でも参加できるため、会議以外にもリモート面談、リモート商談など、さまざまな利用方法があります。

■Google Chat ビジネスチャットとして、ChatworkやLINEなどを利用している方が少なくありませんが、Googleチャットの優れた点は、コメント共有機能があり、いちいち相手に声掛けをしなくとも、ロボットが声掛けをしてくれる機能が備わっていることです。ファイル共有やコメント伝達などをチャットボットが自動で行ってくれるため、伝達ミスや確認漏れを防いでくれます。

■Google サイト 社内ポータルを立ち上げ、人事ポータルや営業ポータルなどで情報発信、伝達、共有を行っている企業が増えていますが、Googleサイトでは、これらの社内ポータルを初心者でも簡単に作れ、スマホなどからもアクセスができます。

■その他 メモ機能やタスク管理機能を持つ「Google Keep」、アンケートを簡単に作性できる「Google フォーム」、Google Workspace内のユーザーを管理できる「管理コンソール」などがあります。

G Suiteと同じく、Google WorkspaceのログインにはGoogleアカウントを利用しますが、アカウントのドメインメールアドレスへの変更なども「管理コンソール」から行えます。

Google Workspace には有料版と無料版があります。全体的な仕様について両者を比較してみましょう。

＜サービス＞　　　＜無料版＞　　　　　      ＜有料版＞

▪独自ドメイン　　　　不可　　　　　　     　　可 ▪管理コンソール　　　不可　　　　　　     　　可 ▪セキュリティ　　　　標準的　　　　      　　強力 ▪データ容量　　　　　15GB                        30GB～5TB ▪共有機能　　　　　ユーザーごと　　　同一ドメイン内 ▪サポート　　　　　　　―　　　　　　　　　24/365

以上のように、無料版は個人利用、有料版は組織利用を想定したサービスとなっています。　　　　　

Google Workspaceのメリット

Google Workspaceを導入すると、どのようなメリットを得られるのでしょうか？クライアントからグループウェア導入について相談を受けた際に、スムースに答えられるよう理解しておきましょう。

インターネット環境さえあれば、物理サーバーやアプリの導入が不要で、短期間に導入ができます。

オンプレミスでシステムを導入すれば、新たに運用教務が発生しますが、Google Workspaceはクラウドサービスのため、サーバー監視や保守、OSやアプリのバージョンアップ作業、セキュリティパッチ適用などの運用業務が不要で、管理者の運用負担軽減ができます。

Googleクラウドの高いセキュリティが適用されるため、セキュリティリスクを軽減できます。このため、安心してテレワークや社外とのコミュニケーションにも利用できます。

Google Workspaceには、情報共有と共同作業を支援するさまざまな仕掛けが用意され、初期投資を抑えて短期間で導入効果を得られます。

Google Workspaceのデメリット

メリットの多いGoogle Workspaceにも、いくつかのデメリットがあります。そのデメリットを認識し、対応策や回避策を講じた上で導入を進めることが重要です。

GmailやGoogleドキュメントなど、広く利用されていることもあり、Google Workspaceとしての正式マニュアルがない。

そのため、導入に際してはマニュアル作成、ヘルプデスク設置、導入教育推進など情報システム部門の負荷が大きくなる。

Google Workspaceでは、旧システムからの移行は基本的にユーザー単位です。一括移行が難しいため、ユーザー向け移行マニュアルを作成してユーザーに作業を依頼するか、情シス部門が部署単位などでリモート作業を行うかの方法に頼ることになり、予想外に移行で負荷が掛かる可能性があります。

既存のドメインメールを残して並行運用する場合、既存アドレス宛てのメールをGmailで受信するまでに30分程度のタイムラグが生じます。

「G Suite」から「Google Workspace」へのリブランディングによって、料金面では大きな差異は出ていませんが、利用ユーザー数に制限が設けられた点はデメリットと言えます。

Google Workspaceに強いエンジニアに

ここ数年、「G Suite」や「Google Workspace」が多く浸透し、多くの企業では当たり前のようにそれらが利用されています。その結果、旧グループウェアからGoogle Workspaceへの移行案件、既存システムのGoogle Workspaceとの連携案件などに関わるエンジニアへの需要が増えるでしょう。

それらにスムースに対応するためには、Google Workspaceに詳しい、強いエンジニアになることです。まずは無料アカウントなどで実際に使ってみて、Google Workspaceに慣れるところからスタートしてみましょう。

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