米国OpenAIが2022年11月に発表した生成AIのChatGPTは瞬く間に世界を席巻し、発表後も日々進化をしています。そのChatGPTには元々オプトアウト申請の機能がありましたが、新たにChatオフ機能が追加され、オプトアウトがより簡便に行えるようになっています。

**オプトアウトとは、あるサービスなどから自分自身や特定の機能の提供を除外することです。**ChatGPTのオプトアウトは、ChatGPTに自分が入力した情報を学習させないことを指します。Chatオフもその機能の一部で、Chat履歴をサイドバーの表示から外す機能です。

この記事では、ChatGPTのオプトアウトの申請方法、Chatオフ機能の設定方法について解説をしていきます。

【参考】：[ChatGPT: Optimizing Language Models for Dialogue](https://openai.com/blog/chatgpt/)

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## ChatGPTのオプトアウト機能とは

ChatGPTの開発・提供元であるOpenAIは、ユーザの利用情報をChatGPTの精度向上に利用しています。デフォルト設定のまま利用した場合、ユーザの機密情報や個人情報まで自動的に記録されてしまい、意図しない形で機密情報や個人情報が流出する可能性があります。

*そのような情報漏洩リスクを回避する手段として、オプトアウト機能があります。*オプトアウトの目的は、私たちユーザのプライバシーや機密情報の保護にあります。

一方で、オプトアウトはメリットと同時にデメリットも存在します。次にChatGPTのオプトアウトのメリット、デメリットを確認しておきましょう。

【参考】：[データ管理に関するよくある質問 | OpenAI ヘルプセンター](https://help.openai.com/en/articles/7730893-data-controls-faq)

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ChatGPTのオプトアウト機能を利用することによって、次のような3つのメリットが得られます。

1．ChatGPTや画像生成AIツールDALL-E3などの生成AIに、ユーザの入力した質問やデータを再利用をさせなくすることで、個人情報や機密情報などの漏洩リスクを軽減することができます。

2．ChatGPTやDALL-E3に、ユーザが誤って入力した粗悪なデータを学習させないことで、誤った知識を蓄積するリスクを軽減します。

3．会社組織などでChatGPTを特定用途で利用する場合、不必要な学習をさせたくないといったニーズに対応できます。

【参考】：[DALL·E 3 | OpenAI](https://openai.com/index/dall-e-3/)

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オプトアウトには前記のようなメリットがある一方で、次のような2つのデメリットがあります。

1．ChatGPTやDALL-E3をオプトアウトして利用すると、ユーザの特性に従った処理が行われず、学習結果の蓄積も行われないため、期待した答えや適切な回答を得ることができなくなる可能性があります。

2．ChatGPTのChatオフ機能では、Chat履歴が残らず、AIによる学習も行わないためオプトアウトと同じ効果を期待できますが、完全なオプトアウトではないため、完全に情報漏洩リスクが消えるわけではありません。完全にオプトアウトしたい場合には専用フォームで申請する必要があります。

ただし、専用フォームでのオプトアウト申請では、オプトアウトまでにタイムラグがあるため、急を要する場合には間に合わない可能性があります。

## ChatGPTの3つのオプトアウトと流れ、設定完了の確認方法まで

ChatGPTのオプトアウトには大きく分けて次の2つの方法があります。それぞれの概要と実際のやり方について解説をしていきます。

### 申請方式によるオプトアウト

申請によるオプトアウトは従来からありました。**OpenAIに対して「オプトアウト申請フォーム」を利用して、オプトアウト申請する方法について解説します。**

まずは、ChatGPTのオプトアウト申請フォームがあるプライバシーセンターのページにアクセスし、右上の「Make a Privacy Request」をクリックします。

【参考】：[OpenAI プライバシーセンター](https://privacy.openai.com/policies)

~~ 【図】：ChatGPT オプトアウト 申請ページ　~~

続いて、3つの質問が表示されます。上から、「アカウントを持っている」「アカウントはあるがアクセスできない」「アカウントを持っていない」とあるので、1番上の「アカウントを持っている」を選択します。

~~ 【図】：「アカウントを持っている」を選択　~~

次の画面では4つの選択肢が表示されるので、右上の「Do not train on my content」をクリックします。

~~ 【図】：「Do not train on my content」をクリック　~~

本人確認のためにメールアドレス入力画面が表示されるので、入力・送信します。

~~ 【図】：メールアドレスの入力画面　~~

メールアドレスを送信すると、OpenAI Privacy Centerから以下のようなメールが届くので、「Log In」をクリックします。

~~ 【図】：OpenAI Privacy Centerからのメール~~

ログインすると、以下のようなChatGPTにコンテンツを学習させない旨について説明書が表示されます。内容確認後、チェックマークを入れて国を選択し、「Confirm Request」をクリックします。

~~ 【図】：オプトアウト申請の確認画面~~

次のような画面が表示されたら申請は完了です。

### Chat履歴オフによるオプトアウト

ここでは、**ChatGPTの設定メニューからオプトアウトする方法について解説します。**この機能は、2023年4月26日から利用できるようになりました。それまでは専用フォームからオプトアウトの申請を行うしか方法がなかったため、ユーザにとっては大変便利になりました。

ただし、この設定を行うとChat履歴が残らず使いにくくなるため、慎重に判断した方がいいでしょう。

手順としてはまず、ChatGPTのログイン後の画面、左メニューの最下部にあるアカウントの項目をクリックし、表示されたメニューの中から［Settings & Beta］をクリックします。

~~ 【図】：ChatGPT アカウントの設定メニュー　［Settings & Beta］選択　~~

Settings画面が開いたら左の［Data Controls］をクリックし、次に［Chat History & Training］のスライドボタンをクリックして「オフ」にします。オフになると、スライドが緑から灰色に変化し、「Chat History & Training」がOFFの状態となります。

~~ 【図】：ChatGPT オプトアウト設定メニュー　［Data controls］選択　~~

Settings画面を閉じ、ChatGPT画面のサイドバー上に「Chat History is off for this browser」と表示されていれば、オプトアウトの設定は完了です。

また、その下にグリーンのボタンで表示されている「Enable chat history」はオプトインの表明と同じことになり、Chat履歴を有効にしてしまうため、間違ってクリックしないようにしてください。

~~【画像】：ChatGPT オプトアウト設定完了確認画面　~~

### 「Microsoft Copilot」のオプトアウトについて

マイクロソフトが提供する検索エンジンサービスのBingでは、AIチャット機能「Microsoft Copilot」が注目されており、既に利用している人も少なくないでしょう。Microsoft Copilot はChatGPTのエンジンが搭載されていますが、オプトアウトはできるのでしょうか？

これに関して、マイクロソフトは「Copilot AIエクスペリエンス利用規約」の中で、オプトアウトには触れていませんが、「5.コンテンツの所有権」の項で、

『Microsoftは、お客様がオンライン サービスに提供、投稿、入力、送信、またはオンライン サービスから受け取ったプロンプト、作成物、カスタマイズ、指示、またはその他のコンテンツ (フィードバックや提案を含む) の所有権を主張しません。』

としており、**私たちユーザのプロンプトデータに関しても排除するとはしていません。**従って、Bingの利用に際して個人情報や機密情報の提供を避けたい方は、オプトアウトしてChatGPTを利用する方法をおすすめします。

【参考】：[Copilot- 利用規約](https://www.bing.com/new/termsofuse)
【参考】：[Microsoft Copilot: あなたの AI アシスタントです](https://copilot.microsoft.com/)

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### Azure OpenAI Serviceのオプトアウトについて

Microsoftが提供するクラウドサービスのAzureには、ChatGPTなどの高度な言語モデルを提供する「Azure OpenAI Service」があります。**Azure OpenAI Serviceでは、ChatGPTと同様に申請することでオプトアウトが可能です。**

【参考】：[ALimited access to Azure OpenAI Service - Azure AI services | Microsoft Learn](https://learn.microsoft.com/en-us/legal/cognitive-services/openai/limited-access)
【参考】：[Azure OpenAI Service content filtering - Azure OpenAI | Microsoft Learn](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/ai-services/openai/concepts/content-filter?tabs=warning%2Cuser-prompt%2Cpython-new)
【参考】：[Azure OpenAI Service – 高度な言語モデル | Microsoft Azure](https://azure.microsoft.com/ja-jp/products/cognitive-services/openai-service)

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ChatGPTはAPI経由で利用できますが、API経由の場合には利用する組織が意識的にオプトイン（学習させる）を申請しないかぎりは、データがAIモデルの改善や学習に使われないようになっています。従って、**ChatGPTのAPIを利用したアプリではオプトアウトの必要性はありません。**

【参考】：[ChatGPT および Whisper API の紹介](https://openai.com/blog/introducing-chatgpt-and-whisper-apis)

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## スマホアプリでのオプトアウトの設定方法

ここまで、ChatGPTのPC版におけるオプトアウトの設定方法について紹介しました。ここでは、スマホアプリ版（iOS）での設定方法について紹介します。

**スマホアプリ版（iOS）でのオプトアウトの設定手順は以下の通りです。**

まずは、ChatGPTのアプリをタップしてサインアップを行います。

~~ 【図】：ChatGPT（iOS）サインアップ~~

サインアップが完了したら、画面左上2本線をタップします。

~~ 【図】：画面左上2本線をクリック~~

続いて、画面左下にある自身のアイコンマークをタップし、設定メニューを開きます。

~~ 【図】：アイコンマークをタップ~~

設定メニューにある「データ コントロール」をタップします。

ChatGPTはユーザが入力しているプロンプトをAIの精度アップや学習に利用していますが、ブロンプトデータには個人情報や機密情報が含まれる場合があり、学習から除外したいというニーズもあるでしょう。ここでは、その方法であるオプトアウトについて解説します。

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Excelファイルを共有フォルダで保存して、チームメンバーで共用する機会も多いでしょう。

*その際、誤ってデータを上書きしてしまうトラブルを避けるため、Excelを読み取り専用に設定することができます。*

読み取り専用は、他人に容易にExcelファイルの内容を編集されないようにしたり、複数人が同時に同じExcelファイルにアクセスしても編集の競合が起こったりしないようにするために有効です。

### Excelの読み取り専用の設定方法とは

**Excelを読み取り専用にするには、Excel内の機能を使って設定する方法や、ファイルのプロパティから直接読み取り専用にする方法などがあります。**それぞれの方法で特徴が異なるため、用途に応じて使い分けるといいでしょう。

この記事では、複数人でのExcel管理をスムーズに行いたい方のために、読み取り専用にする理由や設定・解除方法について詳しく解説します。さらに、読み取り専用を解除できない場合の原因や対処法も紹介していきます。

## Excelを読み取り専用にする理由

まず、Excelファイルを読み取り専用に設定する理由について説明します。複数人でExcelファイルを共有する場合の管理や、テンプレートの編集防止などに活用できます。また、WindowsやExcelの仕組みにより自動的に読み取り専用になる場合もあります。

### ほかの人にExcelを編集させないようにする

ネットワーク上のExcelファイルを複数人で共有する場合、誤って編集されることを避けたいケースが多くあります。特に社内の共有資料など、ファイルの管理者が知らない間にほかのメンバーに内容を変更されると困る場合もあるでしょう。

*読み取り専用に設定することでファイルの上書き保存ができなくなり、元のExcelの内容を保護することができます。*

必要な場合には編集を可能にすることもできるため、複数人でのExcelファイル管理を柔軟に行うことができます。

### テンプレートファイルを容易に編集できないようにする

定期的に使用するExcelファイルでは、テンプレート用のファイルを作成しておくと便利です。しかし、テンプレート自体を誤って編集してしまうと、元のフォーマットが崩れてしまい再利用が難しくなることがあります。

*そのため、テンプレートファイルを読み取り専用に設定することで誤ってテンプレートが編集されることを防ぐことができます。*

### 意図せず読み取り専用になる場合もある

*ユーザ自身が読み取り専用に設定していなくても、WindowsやExcelの仕組みによって、Excelファイルを開こうとすると読み取り専用になるケースもあります。*

例えば、ネットワーク上にExcelの共有ファイルをほかのユーザが既にファイルを開いている場合、編集の競合を防ぐために後から開く人は読み取り専用になります。

また、インターネットからダウンロードしたExcelファイルを開いたときに、セキュリティ対策として自動的に読み取り専用になる場合があります。

## Excelの読み取り専用を設定・解除する方法

ここでは、Excelファイルを読み取り専用に設定・解除する方法について説明します。Excelの機能やファイルのプロパティを使ってファイルの編集を制限する方法や、書き込みパスワードを設定する手順を紹介します。

### Excelを読み取り専用で開くことを推奨する設定

まず、Excelファイルを読み取り専用で開くことを推奨する設定方法を説明します。

この設定を行うと、ファイルを開く際に読み取り専用で開くよう促されるため、ファイルを開いた人に対してデータの編集をしないように注意喚起することができます。ただし、強制ではないため、必要に応じて通常通り編集を行うことも可能です。

*■ファイルを保存する時に読み取り専用推奨に設定する手順*
Excelファイルを保存する時に読み取り専用を推奨にする方法を説明します。

まずは保存したいExcelファイルの「ファイル」メニューをクリックします。続けて「名前を付けて保存」をクリックし、「参照」を選択します。

~~ 【図】：　「ファイル」メニュー、「名前を付けて保存」、「参照」をクリックする~~

「名前を付けて保存」ダイアログボックスの右下にある「ツール」をクリックし、「全般オプション」を選択します。

~~ 【図】：　「全般オプション」を選択する~~

「読み取り専用を推奨する」にチェックを入れ、「OK」をクリックしてファイルを保存します。

~~ 【図】：　「読み取り専用を推奨する」にチェックを入れて保存する~~

解除する場合は、「読み取り専用を推奨する」のチェックを外し、「OK」をクリックしてファイルを保存すると解除されます。

*■Excelの情報設定で設定する手順*
もう1つの方法は、Excelの情報設定から行います。

Excelファイルを開き、「ファイル」メニューをクリックして「情報」を選び、「ブックの保護」をクリックします。

~~ 【図】：　「ブックの保護」を選択する~~

下に「常に読み取り専用で開く」が表示されるので、クリックします。これで、読み取り専用を推奨する設定が有効になります。

解除する場合は、「常に読み取り専用で開く」を再度クリックすると解除できます。

~~ 【図】：　「常に読み取り専用で開く」をクリックすると設定・解除できる~~

上記のどちらかの方法で読み取り専用を推奨する設定にしてファイルを保存すると、ファイルを開く際に「読み取り専用で開きますか？」と確認メッセージが表示されます。

~~ 【図】：　読み取り専用で開くか確認される~~

「はい」を選ぶと読み取り専用になり、上書き保存しようとすると警告が表示されます。「いいえ」を選ぶと通常通り編集可能な状態でファイルが開きます。

### Excelファイルの書き込みにパスワードを設定する方法

Excelファイルをどうしてもほかの人に編集されたくない場合は、書き込みパスワードを設定するのが効果的です。

書き込みパスワードを設定することで、パスワードを知らないユーザがファイルを開いても読み取り専用で開かれて、上書き保存できません。

*■書き込みパスワードを設定する手順*
途中まで、ファイルを保存する際に読み取り専用を推奨に設定する手順と同じです。

対象のExcelファイルを開き、「ファイル」タブをクリックし、「名前を付けて保存」→「参照」を選択します。

上書き保存ダイアログボックスの右下にある「ツール」をクリックし、「全般オプション」を選択します。
ここで表示されるウインドウで、「書き込みパスワード」のボックスにパスワードを入力し、「OK」をクリックします。

「読み取り専用を推奨する」にチェックは不要です。

~~ 【図】：　パスワードを入力して「OK」~~

確認のためにもう1度パスワードを入力し、「OK」をクリックして、そのままファイルを保存します。

書き込みパスワードが設定されたExcelファイルを開くと、パスワードの入力を要求されます。

~~ 【図】：　ファイルを開くとパスワードの入力を求められる~~

正しいパスワードを入力してOKを押すと、編集できる状態でファイルが開きます。パスワードが分からないユーザは、「読み取り専用」をクリックすると読み取り専用で開きます。

**そのため、パスワードを設定した人は、他人に教えなければ自分だけが編集できるファイルとして管理できます。**

パスワードを解除したい場合は、ファイルを開く際にパスワードを入力して編集可能な状態で開き、「書き込みパスワード」のボックスのパスワードの文字を削除します。

~~ 【図】：　パスワードを削除して上書き保存する~~

「保存」を押して、同じファイル名でそのまま上書き保存することで、パスワードが解除されます。

### ファイルのプロパティから読み取り専用を設定する方法

次は、Excelの機能ではなくWindowsのファイルのプロパティを利用してファイルを読み取り専用にする方法です。

これにより、開いたExcelファイルは読み取り専用となり、編集することができなくなります。

*■ファイルのプロパティから読み取り専用に設定する手順*
対象のExcelファイルを右クリックし、「プロパティ」をクリックします。

「属性」で「読み取り専用」にチェックを入れ、「OK」をクリックします。これで設定は完了です。

~~ 【図】：　ファイルのプロパティで読み取り専用にする~~

この設定を行うとファイルを開くことはできますが、上書き保存はできません。

しかし、この設定は、再度プロパティを開いて「読み取り専用」のチェックを外すだけで簡単に解除できます。そのため、他人が意図的にファイルを上書きしようとすることを防ぐことはできません。

*重要なデータを保護するというよりも、テンプレートファイルなどを誤って編集しないようにするための簡易的な上書き保存対策として使用することが多いでしょう。*

## Excelの読み取り専用が解除できない場合の対処法

Excelを使っていると、ファイルが読み取り専用になって解除できない場合があります。ほかのユーザがファイルを開いている場合や、システムの誤認識によるファイルロックなど、さまざまな原因が考えられます。

### ほかのユーザーがファイルを開いている場合

共有しているExcelファイルをほかのユーザが編集していると、後から開いたユーザは読み取り専用で開かれ、上書き保存できない状態になります。編集の競合を防ぐための仕組みです。

*この場合の対処法としては、ファイルを使用している人の編集が終わって閉じるのを待つか、閉じてもらうよう依頼するしかありません。*

「通知」をクリックすると読み取り専用で開きますが、使用者がファイルを閉じた際に通知を受けることができます。

~~ 【図】：　ほかのユーザが開いているため読み取り専用になる~~

どうしてもすぐに編集したい場合には、ファイルを別名で保存して編集し、現在の使用者がファイルを閉じた後に自分の編集内容を反映させる必要があります。

### ファイルを編集中に強制終了がかかった場合

ほかのユーザが編集していないにもかかわらず、Excelが読み取り専用になり、解除できないケースもあります。

たとえば、編集中にExcelが強制終了してしまい、正常にファイルを閉じられなかった場合です。*この場合、Excel自体は閉じたように見えても、タスクが残っていてファイルがロックされている可能性があります。*

このような場合には、開いているExcelのウィンドウを全て閉じた後、タスクマネージャを開いてExcelのタスクが残っていれば、それを強制終了することでファイルのロックを解除できます。

Windows11のタスクマネージャーの起動方法を解説！活用法も併せて紹介

Excelファイルを読み取り専用にすると、複数人が同じExcelファイルを使う場合に勝手に内容を変更されることを防げます。この記事では、複数人でのExcelファイル管理をより便利にする読み取り専用の設定方法や、解除できない場合の対処方法などを解説します。

Excelを読み取り専用に設定することでテンプレートや重要なデータがほかのユーザに編集されることを防げる

読み取り専用の設定は、Excelの機能内やファイルプロパティから簡単に行える

読み取り専用が解除できない場合、他ユーザが開いているか、システムの誤認識などが原因である

Excelを読み取り専用にするには？解除できない場合の対処も解説

業務上のドキュメントを作成する場合、一般的にはExcel・Word・PowerPointを使って作成されることが多く、OneNoteを使う機会は使ったことがない方も少なくないのではないでしょうか。

*OneNoteは、Microsoftが提供するデジタルノートツールです。*同じMicrosoft製品であるExcelやPowerPointと比べると知名度はありませんが、Officeファミリーに含まれており、10年以上の歴史を持つソフトウェアです。

今回は、OneNoteを使った仕事術や、情報の整理術について紹介しますので、参考にしてください。

【参考】：[OneNote](https://www.onenote.com/download?omkt=ja-JP)

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OneNoteの特徴は、*自由な位置にあらゆる情報を入力できる自由度の高さです。*Wordのような文書作成ツールはテキストや画像や図表など形式によって挿入できる場所が決まっていますし、Excelなどの表計算ツールでも行と列で区切られたセルに情報を入力しなければなりません。

しかし、**OneNoteにはそのような区切りはなく、どのような情報でもクリックした位置にそのまま挿入できます。**このように、手軽に直感的に情報を蓄積できるのがOneNoteの大きな魅力と言えるでしょう。

~~ 【図】：　好きな位置に好きな情報を入力できる~~

OneNoteは2014年に無償化されたため、*Microsoftアカウントを登録すればほぼすべての機能を無料で利用できます。*ただし、無料版では保存できるデータの上限が5GBとなり、保存先もOneDriveのみです。

また、他のMicrosoft Office 365などの有料サービスと連携すると更に便利に利用できるため、OneNoteのみで物足りなくなった場合は併せて契約を検討してみるのも良いでしょう。

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OneNoteで作成したデータは、*oneという拡張子を持つファイルとしてエクスポート*し、別のOneNoteユーザが開くことも可能です。ただし、お互いのOneNoteのバージョンが違う場合、ファイルが開けないことがあります。

その場合は、OneNoteのバージョンが古い方のユーザにアップグレードしてもらうか、PDFなど別の形式でエクスポートするなどの工夫が必要です。

OneNoteは自由度の高いデジタルノートです。デジタルノートとは、現実のノートと同じようにソフト上に自由に書き込んで記録できるツールのことです。

OneNoteにはExcelやWordのように決まった用途がなく、ユーザの自由な発想で様々な活用ができます。今回は、その中でも実務で使える便利な使い方の例を紹介します。

*OneNoteは、テキスト・音声・ファイル・Webページなど様々な形式の情報を意識せず自由に入力できます。*

WordやExcelのようにあらかじめレイアウトやフォーマットを決めるなどの準備をせずに、無造作にデータを取り込むことができるので、ストレスなくスピーディなインプットが可能になります。

単純にコピー＆ペーストするだけでも十分に便利ですが、WebClipperというブラウザ拡張機能をインストールすれば、1クリックでWeb上の情報をOneNoteに保存できるようになるため、おすすめです。

~~ 【図】：　Chrome版 OneNote Clipperでページをクリップ~~

【参考】：[WebClipper](https://www.onenote.com/clipper?omkt=ja-JP)

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*OneNoteはタスク管理にも利用できます。*タスク管理では、仕事における作業の最小単位をタスクとして管理することで、業務で発生するすべての工程の進捗を網羅的に把握することができます。

OneNoteでタスク管理を行うには、まず全体を把握するために、進行中のタスクをすべて書き込みましょう。そして、タスクのステータスを管理しやすくするため、それぞれのタスクにチェックボックスをつけていきます。

完了したタスクはクリックすることでチェックが入り、一目で完了したことが分かるようになります。チェックボックスは、ホームタブの「タスクノートシール」ボタンをクリックすることで利用できます。

~~ 【図】：　OneNoteのタスクノートシールを利用したタスク管理~~

ストレスフリーのタスク管理ツールGTDを使って効率的に仕事を！

*OneNoteには議事録のテンプレートが備わっており、簡単に議事録を作成できます。*

会議用のテンプレートを利用するには、「挿入」タブの「ページテンプレート」をクリックし、「ビジネス」のトグルからテンプレートを選択することで追加されます。

~~ 【図】：　OneNoteの会議テンプレート利用した議事録作成~~

このようにテンプレートを利用すれば、会議詳細や議題の整理もしやすくなるため、会議時にはOneNoteを活用するのがおすすめです。

~~ 【図】：　OneNoteの会議テンプレートの例~~

*OneNoteは作成したノートブックを他のユーザと共有し、共同で閲覧・編集することもできます。*例えば、同じプロジェクトに取り組むチームや、勉強会のグループでも、同じノートブックにアクセスしてリアルタイムに閲覧・編集できるので、情報共有にとても役立ちます。

作成したノートブックは共有先のメールアドレスを入力するか、共有リンクを発行して、相手に送るだけで簡単に共有できます。

また、ノートブックには編集権限を設定できるため、参照のみのユーザと編集可能なユーザを分ける柔軟な対応も可能です。

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